Waarom facturatie- en betaalprocedures per opdrachtgever verschillen

In de voorgaande kennisdocumenten is een aantal losse oorzaken behandeld waardoor facturatie of betaling kan afwijken: een klantspecifieke deadline, een niet-afgerond contract, of het "pay when paid"-principe. Dit document zet deze oorzaken naast elkaar, zodat je bij een melding snel kunt bepalen in welke categorie deze valt en welk kennisdocument je verder helpt.

Na het doornemen van dit document kun je:

• de twee hoofdmodellen voor betaalrelease benoemen (standaard versus pay when paid);
• uitleggen wanneer welk model wordt toegepast;
• de overige oorzaken van verschillen tussen opdrachtgevers benoemen;
• een melding over een afwijkende of vertraagde betaling snel naar de juiste oorzaak en het juiste kennisdocument routeren.

1. Twee hoofdmodellen voor betaalrelease

Los van de specifieke deadlines en systemen die per opdrachtgever verschillen (zie het kennisdocument "Opdrachtgever-specifieke facturatieprocedures raadplegen" in Module 4), hanteert Vertage in de kern twee verschillende modellen om te bepalen wanneer een leverancier of professional wordt betaald.

A. Het standaardmodel

Bij de meeste opdrachtgevers betaalt Vertage de leverancier of professional volgens de eigen, interne betaaltermijn — los van het moment waarop de opdrachtgever zelf de factuur betaalt. Vertage loopt hier dus tijdelijk het betalingsrisico, vooruitlopend op de eigen betaling door de opdrachtgever.

B. Pay when paid (POP)

Bij opdrachtgevers met een (relatief korte) betaaltermijn van maximaal 30 dagen wordt het principe "pay when paid" toegepast: de betaling aan de leverancier of professional volgt op het moment dat de opdrachtgever zelf heeft betaald. Dit model is uitgebreid beschreven in het kennisdocument "'Pay when paid': waarom een betaling van de opdrachtgever afhangt" in Module 3 — inclusief wie dit bewaakt en hoe je dit communiceert.

De achterliggende logica: bij een opdrachtgever die binnen 30 dagen betaalt, is het overbrugbaar om de betaling aan de leverancier/professional hieraan te koppelen. Bij langere betaaltermijnen zou dit tot onwerkbaar lange wachttijden leiden, en wordt dus het standaardmodel gehanteerd.

2. Klantspecifieke facturatieprocedures

Naast het betaalmodel hanteren veel (vooral grote) opdrachtgevers hun eigen deadlines, systemen en aanleverformats. Dit is geen afwijking van een model, maar een procedurele bijzonderheid per klant. Zie het kennisdocument "Opdrachtgever-specifieke facturatieprocedures raadplegen" in Module 4 voor hoe je dit opzoekt en gebruikt.

3. Contractstatus

Een factuur of betaling kan ook worden geblokkeerd omdat het onderliggende contract nog niet definitief is afgerond — dit heeft niets te maken met het betaalmodel of de klantprocedure. Zie het kennisdocument "Waarom een contract nog niet volledig facturabel is" in Module 2.

4. Compliance-vereisten: de G-rekening

Bij leveranciers die personeel ter beschikking stellen, kan een betaling ook worden vastgehouden omdat er geen (geldige) G-rekening bekend is. Dit is een verplichte, contractuele voorwaarde, los van het klantproces of het betaalmodel. Dit is uitgebreid beschreven in het kennisdocument "De G-rekening: wat het is en waarom wij deze verplicht stellen" hieronder.

5. Hoe je een melding snel routeert

Krijg je een melding over een vertraagde of afwijkende betaling, ga dan in deze volgorde te werk:

1. Contractstatus: is het contract van de leverancier/professional definitief afgerond?
2. G-rekening (bij leveranciers met personeel): is er een geldige G-rekening geregistreerd?
3. Klantspecifieke procedure: is de deadline van de betreffende opdrachtgever gehaald, en is het juiste aanleverformat gebruikt?
4. Betaalmodel: geldt voor deze opdrachtgever het standaardmodel of pay when paid? Bij pay when paid: is de betaling van de opdrachtgever zelf al binnen?

Door deze volgorde aan te houden, voorkom je dat je de verkeerde oorzaak aanwijst of onterecht naar Finance escaleert.

Waarom dit voor ons relevant is

• Snellere triage: in plaats van te gokken naar de oorzaak, doorloop je een vaste volgorde van mogelijke blokkades.
• Eén overzicht, meerdere kennisdocumenten: dit document fungeert als wegwijzer naar de detailartikelen elders in de leerlijn.
• Voorkomt verkeerde aannames: een vertraagde betaling wordt te vaak toegeschreven aan "pay when paid", terwijl de oorzaak net zo goed een ontbrekende G-rekening of een openstaand contract kan zijn.

Begrippenlijst