Waarom een contract nog niet volledig facturabel is

"Ik kan nog niet factureren" is een veelgestelde vraag die vaak niets te maken heeft met Finance, maar met de status van het onderliggende contract. Dit document helpt je dit onderscheid te maken en de juiste vervolgstap te bepalen.

Na het doornemen van dit document kun je:

• uitleggen waarom een niet-afgerond contract facturatie blokkeert;
• het verschil benoemen tussen een contract "in verwerking" en een contract dat "definitief is goedgekeurd";
• de link met een lopende contractverlenging herkennen;
• een professional of leverancier correct informeren, en de melding naar de juiste afdeling routeren.

1. De basisregel

Zolang een contract niet definitief is goedgekeurd, kunnen de bijbehorende uren niet worden goedgekeurd en dus ook niet worden gefactureerd. Dit is de meest voorkomende reden dat er nog niet gefactureerd kan worden — vaak niet omdat er iets misgaat bij Finance, maar omdat het contractproces zelf nog niet is afgerond.

2. Contract "in verwerking" versus "definitief goedgekeurd"

Een contract kan zich in verschillende fases bevinden: opgesteld, verstuurd, in afwachting van ondertekening, of definitief getekend en verwerkt. Alleen in de laatste fase kunnen uren daadwerkelijk worden goedgekeurd en gefactureerd. Een melding over "niet kunnen factureren" vraagt dus eerst om een check van de contractstatus in het systeem.

3. De uitzondering: lopende contractverlenging

Bij een contractverlenging (zie ook het kennisdocument "Ontbrekende of te laat verwerkte uren herkennen" in deze module) kan het voorkomen dat het aflopende contract nog juridisch geldig is — de uren kunnen dan al wel worden geboekt en gefactureerd — terwijl het vervolgcontract nog niet is getekend. In dat geval wordt de factuur automatisch geblokkeerd voor betaling totdat het vervolgcontract is getekend. Let op: de betaaltermijn loopt in de tussentijd wel al door, wat tot onterechte frustratie kan leiden als dit niet goed wordt uitgelegd.

4. Wat je kunt navragen

Controleer bij een melding:

• wat de actuele status van het contract is in het systeem;
• wie nog moet ondertekenen of goedkeuren (opdrachtgever, leverancier/professional, of intern);
• of het om een nieuw contract gaat of om een verlenging van een bestaand contract.

5. Wanneer escaleer je naar Contractmanagement

Escaleer naar Contractmanagement (niet naar Finance) wanneer een contract langere tijd blijft hangen zonder duidelijke voortgang, of wanneer onduidelijk is welke partij de vertraging veroorzaakt.

Waarom dit voor ons relevant is

• Andere afdeling, andere oplossing: deze vraag wordt vaak onterecht bij Finance neergelegd, terwijl de oplossing bij Contractmanagement ligt.
• Voorkomt onterechte frustratie: door uit te leggen dat de betaaltermijn al doorloopt terwijl de factuur geblokkeerd is, voorkom je verwarring bij de leverancier/professional.
• Snellere afhandeling: het direct herkennen van een contractstatus-probleem bespaart tijd voor zowel jou als de leverancier/professional.

Begrippenlijst

Meer informatie

Zie ook het kennisdocument "Van goedgekeurde uren naar factuur" uit de basismodule. Bij een langdurig openstaand contract: neem contact op met Contractmanagement.