Veelvoorkomende factuurfouten herkennen

Dit document bouwt voort op het kennisdocument "Opbouw van een factuur" uit Module 1, en gaat specifiek in op de meest voorkomende foutcategorieën bij eigen facturatie (waarbij de leverancier/professional zelf de factuur opstelt). Door deze categorieën te herkennen, kun je een melding vaak direct afhandelen zonder escalatie naar Finance.

Na het doornemen van dit document kun je:

• de vier meest voorkomende foutcategorieën benoemen;
• per categorie uitleggen waarom een factuur wordt afgekeurd of niet correct verwerkt;
• een leverancier of professional gericht adviseren om de fout te herstellen;
• inschatten wanneer een afwijkende factuur toch escalatie naar Finance vereist.

1. Niet-uniek factuurnummer

Elke factuur moet een uniek factuurnummer hebben. Wordt een factuurnummer opnieuw gebruikt, dan wordt de factuur automatisch afgewezen. Advies: laat de leverancier/professional de factuur opnieuw indienen met een nieuw, uniek nummer.

2. Afwijkend aantal uren ten opzichte van de goedkeuring

Het aantal gefactureerde uren moet exact overeenkomen met het aantal goedgekeurde uren. Wijken deze van elkaar af — ook als het om een klein verschil gaat — dan wordt de factuur niet correct verwerkt. Controleer in dat geval eerst het goedkeuringsoverzicht voordat je de oorzaak ergens anders zoekt.

3. Onjuiste factuurperiode

Bij eigen facturatie mag per factuur maar één periode (maand) worden gefactureerd. Het komt voor dat uren van een nieuwe periode worden gefactureerd, terwijl de factuur nog de vermelding van de vorige periode bevat. Dit leidt tot afkeuring. Advies: laat de leverancier/professional de periode-aanduiding op de factuur controleren voordat deze opnieuw wordt ingediend.

4. Onjuiste btw-toepassing bij combinatie van uren en onkosten

Het reguliere btw-tarief is 21%. Sommige professionals mogen naast uren ook onkosten factureren. Staan uren én onkosten op één en dezelfde factuur, dan geldt voor de onkosten hetzelfde btw-regime als voor de uren — het is dus niet toegestaan om 21% btw over de uren te rekenen en 0% over de onkosten op diezelfde factuur.

5. Hoe je dit signaleert

Vraag bij een melding over een afgekeurde of afwijkende factuur altijd naar: het factuurnummer, de vermelde periode, het aantal gefactureerde uren en het toegepaste btw-tarief. In de meeste gevallen valt de oorzaak in een van de vier categorieën hierboven, en kun je de leverancier/professional direct adviseren hoe deze te herstellen.

6. Wanneer is het toch een zaak voor Finance

Escaleer wanneer de afwijking niet in een van deze categorieën past, wanneer dezelfde fout zich bij een leverancier/professional herhaaldelijk voordoet ondanks correct advies, of wanneer het vermoeden bestaat dat de fout aan onze kant (systeem of proces) ligt in plaats van bij de manier van factureren.

Waarom dit voor ons relevant is

• Directe hulp zonder escalatie: de meeste "mijn factuur klopt niet"-meldingen vallen in een klein aantal bekende categorieën.
• Voorkomt herhaling: door de oorzaak goed te benoemen, help je de leverancier/professional de fout niet opnieuw te maken.
• Juridische juistheid: het gaat hier om wettelijke factuureisen; onjuiste toepassing kan gevolgen hebben voor de btw-afdracht van de leverancier/professional zelf.

Begrippenlijst

Meer informatie

Zie het kennisdocument "Opbouw van een factuur" uit de basismodule voor de volledige factuurvereisten. Bij twijfel over een specifieke afwijkende factuur: neem contact op met Finance/Invoicing.