Van goedgekeurde uren naar factuur: het proces stap voor stap

Veel vragen die bij Support en Finance binnenkomen, gaan niet over de hoogte van een factuur, maar over het moment waarop die factuur (of de betaling) wordt verwacht. Dit document legt de stappen uit tussen het schrijven van uren en de uiteindelijke facturatie, zodat je deze vragen zelf kunt beantwoorden zonder onnodig te escaleren naar Finance.

Na het doornemen van dit document kun je:

• het verschil uitleggen tussen "uren invullen" en "uren goedkeuren";
• benoemen waarom de deadline en frequentie van facturatie per opdrachtgever verschillen;
• de standaard verwerkingstijd van Finance benoemen;
• uitleggen wat er gebeurt met te laat goedgekeurde uren, met name bij self-billing;
• de meest voorkomende oorzaken van ontbrekende uren op een factuur herkennen;
• een leverancier of professional gericht adviseren om dit risico te beperken.

1. Invullen is niet hetzelfde als goedkeuren

Een veelgemaakte denkfout is dat het invullen van uren in het systeem voldoende is om deze te laten factureren. Dat is niet zo: uren moeten daadwerkelijk definitief geaccordeerd zijn door een bevoegde goedkeurder — meestal de inhurend manager bij de opdrachtgever — voordat ze meegenomen kunnen worden in een facturatieronde. "Ingevuld" betekent dus niet automatisch "goedgekeurd", en een mondeling akkoord van een manager is niet gelijk aan een systeemgoedkeuring.

Is er geen (vervangend) goedkeurder beschikbaar, bijvoorbeeld door vakantie of ziekte, en is er geen vervanger aangewezen in het systeem, dan blijven uren onterecht liggen. Adviseer leveranciers/professionals daarom altijd om bij afwezigheid van de gebruikelijke goedkeurder een vervangende goedkeurder in het systeem te laten instellen.

2. Facturatiefrequentie en deadlines verschillen per opdrachtgever

Facturatie kan plaatsvinden op verschillende ritmes: wekelijks, per vier weken, of maandelijks. Welk ritme geldt, verschilt per opdrachtgever en staat vastgelegd in de klantspecifieke facturatieprocedure. Veel opdrachtgevers hanteren daarnaast een vaste deadline waarop uren uiterlijk goedgekeurd moeten zijn — bijvoorbeeld de 6e werkdag van de maand. Wordt deze deadline gemist, dan schuiven de betreffende uren automatisch door naar de volgende facturatieronde.

3. Verwerkingstijd bij Finance

Na ontvangst van de goedgekeurde uren hanteert Finance een standaard verwerkingstijd van maximaal 2 werkdagen. Bij maandelijkse facturatie wordt er in de praktijk vaak rond de 6e tot 8e werkdag van de maand gefactureerd. Goedkeuring van uren betekent dus niet dat er die dag ook al gefactureerd wordt — houd hier rekening mee bij het beantwoorden van vragen als "mijn uren zijn goedgekeurd, waar is mijn factuur?".

4. Wat gebeurt er met te laat goedgekeurde uren

Bij self-billing (zie het kennisdocument "Facturatiemodellen: self-billing vs. leveranciersfacturatie") geldt: gemiste uren kunnen niet tussentijds aan een lopende facturatieronde worden toegevoegd. Te laat goedgekeurde uren schuiven automatisch door naar de volgende ronde. Bij wekelijkse facturatie betekent dit meestal een vertraging van maximaal één week; bij maandelijkse facturatie kan dit oplopen tot een volledige maand.

5. Overige oorzaken van ontbrekende uren op een factuur

Naast te late goedkeuring zijn er nog een aantal andere, veelvoorkomende oorzaken:

• Contractverlenging: bij het overgaan van het ene naar het andere contract kan het voorkomen dat het eerste contract al juridisch geldig is (en de uren dus al factureerbaar), terwijl het vervolgcontract nog niet volledig is afgerond. De uren kunnen dan al worden geboekt en gefactureerd, maar de factuur wordt automatisch geblokkeerd voor betaling totdat het vervolgcontract is getekend. Let op: de betaaltermijn loopt in de tussentijd wel al door.
• Migraties en systeemwissels: bij een overgang naar een ander urenregistratiesysteem, of bij wijzigingen in het facturatieproces van een opdrachtgever, kan er kortstondig vertraging ontstaan in de verwerking van uren.

6. Wat kun je zelf adviseren

• Controleer in de klantspecifieke facturatieprocedure wanneer uren uiterlijk goedgekeurd moeten zijn.
• Ga na wie de goedkeurder is en of deze beschikbaar is; vraag bij afwezigheid altijd om een vervanger in het systeem.
• Adviseer om uren zo vaak mogelijk (bij voorkeur wekelijks) te schrijven én te laten goedkeuren, ook wanneer de facturatie maandelijks plaatsvindt — zo blijft de impact van een gemiste goedkeuring beperkt tot maximaal één week in plaats van een hele maand.
• Vraag bij een melding altijd om bewijs van (tijdige) goedkeuring, zoals een screenshot of export, voordat je verder escaleert.

Waarom dit voor ons relevant is

• Grootste bron van supportvragen: onduidelijkheid over "waar is mijn factuur/betaling" is één van de meest voorkomende meldingen, en is in de meeste gevallen zelf te verklaren zonder escalatie.
• Voorkomen van onterechte escalaties: veel meldingen blijken bij nader inzien een gevolg van een gemiste deadline, niet van een fout in het proces.
• Klantspecifieke kennis nodig: omdat frequentie en deadlines per opdrachtgever verschillen, is het raadplegen van de juiste klantprocedure essentieel voordat je een uitspraak doet over een verwachte datum.
• Preventief advies: door professionals en leveranciers proactief te adviseren over wekelijks schrijven/goedkeuren, verminder je het aantal terugkerende meldingen.

Begrippenlijst

Meer informatie

Voor de exacte deadlines en facturatiefrequentie per opdrachtgever: raadpleeg de klantspecifieke facturatieprocedure. Blijft een goedkeuring structureel uit, of loopt een discussie over goedkeuring te lang, escaleer dit dan naar Finance met bewijs van (tijdige) goedkeuring.