"Pay when paid": waarom een betaling van de opdrachtgever afhangt

Een van de moeilijkste boodschappen aan een professional of leverancier is dat hun betaling afhankelijk is van het moment waarop de opdrachtgever zelf heeft betaald. Dit document legt uit wanneer dit principe geldt, wie het proces bewaakt, en hoe je dit op een geloofwaardige manier communiceert zonder valse verwachtingen te wekken.

Na het doornemen van dit document kun je:

• het principe "pay when paid" (POP) uitleggen;
• benoemen bij welke opdrachtgevers dit van toepassing is;
• uitleggen wie de betaling bewaakt en aanspreekt;
• deze boodschap communiceren zonder onterechte toezeggingen te doen over versnelling.

1. Wat is "pay when paid" (POP)

Bij een deel van de opdrachtgevers geldt het principe "pay when paid": de betaling aan de professional of leverancier volgt op het moment dat de opdrachtgever zelf de factuur heeft betaald. Dit wordt in de praktijk toegepast bij opdrachtgevers met een betaaltermijn van maximaal 30 dagen.

2. Wie bewaakt dit proces

Voor de professional of leverancier zelf is er geen directe actie die de betaling kan versnellen. De betaling wordt bewaakt door het debiteurenbeheer, dat de opdrachtgever hierop aanspreekt. Staat de betaling van de opdrachtgever nog open, dan blijft de bijbehorende uitgaande betaling geblokkeerd; is de betaling binnen, dan kan de uitgaande betaling worden vrijgegeven.

3. Wat is wel en niet zichtbaar

Of een factuur van de opdrachtgever al is betaald, is doorgaans terug te zien in de debiteurenadministratie — dit is niet inzichtelijk voor de professional of leverancier zelf. Weet je zelf niet of een betaling van een opdrachtgever al binnen is, dan is dit iets om (indien nodig) via debiteurenbeheer te laten navragen, in plaats van dit zelf te veronderstellen.

4. Hoe je dit communiceert

• Leg het principe uit zonder het klinken te laten als een uitzondering of fout: het is een standaardafspraak bij bepaalde opdrachtgevers.
• Doe geen toezeggingen over een versnelling — dat is niet in jouw of Finance' macht, maar hangt af van de opdrachtgever zelf.
• Verwijs bij aanhoudende vragen naar debiteurenbeheer, dat de opdrachtgever kan aanspreken.

Waarom dit voor ons relevant is

• Voorkomt valse verwachtingen: het is belangrijk om niet te suggereren dat jij of Finance dit kan versnellen.
• Onderscheid normaal vs. probleem: dit principe is een standaardafspraak, geen fout — maar een structureel te lange vertraging bij een opdrachtgever kan wel aanleiding zijn voor escalatie (zie het kennisdocument "Betalingsachterstanden en escalatie richting Finance").
• Geloofwaardige communicatie: door het principe goed uit te leggen, voorkom je dat een leverancier/professional dit als onwil van HeadFirst Group ervaart.

Begrippenlijst

Meer informatie

Zie ook het kennisdocument "Betalingsachterstanden en escalatie richting Finance". Bij twijfel over een specifieke, langdurig openstaande betaling: neem contact op met debiteurenbeheer.