Opbouw van een factuur

Vragen over "waarom klopt mijn factuur niet" of "waarom is mijn factuur afgekeurd" komen regelmatig voor, vooral bij leveranciers en professionals die zelf factureren (zie het kennisdocument "Facturatiemodellen: self-billing vs. leveranciersfacturatie"). Om deze vragen goed te kunnen beantwoorden, moet je weten wat een factuur precies moet bevatten en waar de meest voorkomende fouten ontstaan.

Na het doornemen van dit document kun je:

• de wettelijk verplichte gegevens op een factuur benoemen;
• uitleggen welke onderdelen specifiek zijn voor onze manier van bemiddelen (bemiddelingsvergoeding, toeslagen);
• het juiste btw-regime toelichten, ook bij een combinatie van uren en onkosten op één factuur;
• de meest voorkomende oorzaken van een afwijkende of afgekeurde factuur herkennen;
• uitleggen hoe een contractueel maximum aantal te factureren uren werkt.

1. Wettelijk verplichte gegevens op een factuur

Voor uren en eventuele onkosten die zijn ontvangen en goedgekeurd, wordt één factuur opgesteld. Deze factuur moet, conform de eisen van de Belastingdienst, in ieder geval de volgende gegevens bevatten:

• KVK-nummer en btw-nummer van de eigen onderneming van de leverancier/professional;
• adresgegevens van de factuurontvanger (het factuuradres van de betreffende entiteit);
• alle bedrijfsgegevens en het bankrekeningnummer van de leverancier of professional zelf;
• het uurtarief, een eventuele bemiddelingsvergoeding en toeslagen (zoals OOT en ORT — zie het kennisdocument "Toeslagen: OOT en ORT");
• het toepasselijke btw-tarief.

Bij eigen facturatie is de leverancier/professional zelf verantwoordelijk voor het opstellen van een factuur die aan deze eisen voldoet; bij self-billing bewaakt HeadFirst Group dit namens hen.

2. Btw-toepassing

Het reguliere btw-tarief is 21%. Sommige professionals mogen naast uren ook onkosten factureren. Belangrijk om te weten: staan uren én onkosten op één en dezelfde factuur, dan geldt voor de onkosten hetzelfde btw-regime als voor de uren. Het is dus niet toegestaan om bijvoorbeeld 21% btw over de uren te rekenen en 0% over de onkosten op diezelfde factuur — dit is een van de meest voorkomende oorzaken van een afgekeurde factuur bij eigen facturatie.

3. Veelvoorkomende oorzaken van een afwijkende factuur

Afwijkingen komen het vaakst voor bij professionals die zelf handmatig een factuur opstellen. De meest voorkomende oorzaken zijn:

• Factuurnummer niet uniek: elke factuur moet een uniek factuurnummer hebben. Wordt een nummer opnieuw gebruikt, dan wordt de factuur automatisch afgewezen met het verzoek een factuur met een nieuw, uniek nummer opnieuw in te dienen.
• Afwijkend aantal uren: het aantal gefactureerde uren moet exact overeenkomen met het aantal goedgekeurde uren. Wijken deze van elkaar af, dan wordt de factuur niet correct verwerkt.
• Onjuiste factuurperiode: bij eigen facturatie mag per factuur maar één periode (maand) gefactureerd worden. Het komt voor dat uren van een nieuwe periode worden gefactureerd, terwijl de factuur nog de vermelding van de vorige periode bevat — dit leidt tot afkeuring.
• Onjuiste btw-toepassing: zie punt 2 hierboven.

Herken je een van deze patronen in een melding, dan kun je de leverancier/professional vaak direct helpen zonder escalatie naar Finance.

4. Maximaal te factureren bedrag en uren

Er is doorgaans geen vast maximumbedrag dat gefactureerd mag worden. Wel geldt bij bepaalde contracten een maximaal aantal te factureren uren binnen een bepaalde periode (bijvoorbeeld een half jaar); dit staat vastgelegd in het contract dat vanuit de opdrachtgever wordt ontvangen. Wordt dit maximum overschreden, dan wordt het bedrag boven dit maximum door de opdrachtgever niet uitbetaald, tenzij de inkooporder (PO) intern eerst wordt verhoogd. Deze afspraak wordt, indien van toepassing, vooraf gecommuniceerd aan de betreffende leverancier of professional.

Waarom dit voor ons relevant is

• Directe hulp zonder escalatie: de meeste "mijn factuur klopt niet"-meldingen vallen in een van een klein aantal bekende categorieën, die je zelf kunt herkennen en uitleggen.
• Voorkomen van herhaalde fouten: door de oorzaak goed te benoemen (bijvoorbeeld een niet-unieke factuurnummering), help je de leverancier/professional de fout niet opnieuw te maken.
• Correct advies over PO's: bij een overschrijding van het maximum aantal uren is intern overleg over een PO-verhoging nodig — dit is geen automatisme en moet actief opgepakt worden.
• Juridische juistheid: het gaat hier om wettelijke factuureisen; onjuiste toepassing kan gevolgen hebben voor de btw-afdracht van de leverancier/professional zelf.

Begrippenlijst

Meer informatie

De volledige, actuele factuurvereisten van de Belastingdienst zijn te raadplegen via belastingdienst.nl. Bij twijfel over een specifieke afwijkende factuur, of bij een vraag over een PO-verhoging: neem contact op met Finance/Invoicing.