Ontbrekende of te laat verwerkte uren herkennen

"Ik mis uren op mijn factuur" is een van de meest gestelde vragen aan Support en Finance. In de meeste gevallen is dit zelf te verklaren, zonder escalatie, zodra je de meest voorkomende oorzaken herkent. Dit document geeft je de handvatten om dat te doen, en om onderscheid te maken tussen een normaal, uitlegbaar patroon en een situatie die wél escalatie vereist.

Na het doornemen van dit document kun je:

• de meest voorkomende oorzaken van ontbrekende of te laat verwerkte uren benoemen;
• het verschil tussen "ingevuld" en "goedgekeurd" toelichten aan een professional/leverancier;
• concreet, preventief advies geven om herhaling te beperken;
• inschatten wanneer een melding een individueel incident is en wanneer escalatie naar Finance nodig is.

1. Te late goedkeuring van uren

Dit is de meest voorkomende oorzaak. Uren die niet op tijd zijn geschreven en/of goedgekeurd door een bevoegde goedkeurder, worden automatisch doorgeschoven naar de volgende facturatieronde. Bij wekelijkse facturatie mist de professional/leverancier dan meestal maar één week; bij maandelijkse facturatie kan dit oplopen tot een volledige maand. (Zie ook het kennisdocument "Van goedgekeurde uren naar factuur" uit Module 1.)

2. Geen (vervangend) goedkeurder beschikbaar

Uren moeten worden geaccordeerd door een bevoegde goedkeurder — meestal de inhurend manager bij de opdrachtgever. Is deze afwezig, bijvoorbeeld door vakantie of ziekte, en is er geen vervanger aangewezen in het systeem, dan blijven uren onterecht liggen zonder dat iemand dit direct signaleert.

3. Lopende contractverlenging

Bij een contractverlenging kan het voorkomen dat een professional/leverancier overgaat van het ene naar het andere contract. Het eerste contract kan dan al juridisch geldig zijn (en de uren dus al factureerbaar), terwijl het vervolgcontract nog niet volledig is afgerond. De uren worden in dat geval al geboekt, maar de factuur wordt automatisch geblokkeerd voor betaling totdat het vervolgcontract is getekend — de betaaltermijn loopt in de tussentijd wel al door.

4. Migraties en systeemwissels

Bij een overgang naar een ander urenregistratiesysteem, of bij wijzigingen in het facturatieproces van een opdrachtgever, kan er kortstondig vertraging ontstaan in de verwerking van uren. Dit is meestal tijdelijk en klant-breed, niet individueel.

5. Wat kun je adviseren

• Vraag na wie de goedkeurder is en of deze beschikbaar is; adviseer bij afwezigheid altijd om een vervanger in het systeem te laten instellen.
• Geef het concrete, preventieve advies mee: schrijf en laat uren zo vaak mogelijk (bij voorkeur wekelijks) goedkeuren, ook als de facturatie maandelijks plaatsvindt. Zo blijft de impact van een gemiste goedkeuring beperkt tot maximaal één week in plaats van een hele maand.
• Vraag bij een melding altijd om bewijs van (tijdige) goedkeuring — een screenshot of export — voordat je verder gaat.

6. Wanneer escaleer je naar Finance

Escaleer wanneer:

• er bewijs is dat uren wél tijdig zijn goedgekeurd;
• uren over meerdere facturatierondes structureel ontbreken;
• de opdrachtgever mogelijk uren niet correct heeft aangeleverd.

Neem in de escalatie altijd de periode, de datum van goedkeuring en het bewijsstuk mee.

Waarom dit voor ons relevant is

• Grootste bron van meldingen: dit is een van de meest voorkomende vragen, en in de meeste gevallen zelf te verklaren.
• Voorkomt onterechte escalaties: veel meldingen zijn een gevolg van een gemiste deadline, niet van een fout in het proces.
• Preventief effect: door proactief te adviseren over wekelijks schrijven/goedkeuren, verminder je het aantal terugkerende meldingen.

Begrippenlijst

Meer informatie

Zie ook de kennisdocumenten "Facturatiemodellen: self-billing vs. leveranciersfacturatie" en "Van goedgekeurde uren naar factuur" uit de basismodule. Bij aanhoudende twijfel: neem contact op met Finance/Invoicing.