Identiteitscheck, BSN, WAADI en G-rekening: kennisdocument voor de organisatie

Inleiding

Dit document behandelt drie compliance-onderwerpen die op het eerste gezicht los van elkaar staan, maar in de praktijk nauw met elkaar samenhangen: de identiteitscheck en het BSN, de WAADI-registratieplicht, en de G-rekening. Samen vormen ze de bouwstenen van hetzelfde risico: het beperken van keten- en inlenersaansprakelijkheid wanneer wij personeel inlenen of doorlenen.

De logica achter deze volgorde is simpel:

1. Eerst moeten we weten wie er precies werkt (identiteitscheck en BSN).
2. Dan moeten we weten of de partij die dit personeel levert dat legaal mag doen (WAADI).
3. En als het toch misgaat — de leverancier draagt de loonheffingen niet af — dan is er een financieel vangnet nodig (de G-rekening).

Na het doornemen van dit document kun je:

• uitleggen waarom en wanneer wij een BSN mogen en moeten vastleggen;
• benoemen wat het anoniementarief is en waarom dat zo hoog is;
• uitleggen wat de WAADI-registratieplicht inhoudt, en wanneer deze wel of niet van toepassing is;
• de percentages en het doel van de G-rekening benoemen;
• de relevantie van deze onderwerpen voor HeadFirst Group beschrijven.

1. Identiteitscheck en het BSN

Waarom mogen wij het BSN vastleggen?

Er zijn leveranciers en professionals die weigeren een BSN door te geven, vaak met het argument dat dit in strijd zou zijn met de AVG. Dat is een misverstand. Organisaties buiten de overheid mogen het BSN gebruiken als dit in een wet staat, en uitsluitend voor het doel dat in die wet is omschreven. In het kader van inlening en doorlening staat dit specifiek geregeld in de Uitvoeringsregeling verplicht gebruik BSN. Er is dus een concrete wettelijke basis, geen sprake van een AVG-overtreding.

Waarom doen wij dit?

• Als wij als inlener van professionals die in dienst zijn van een werkgever (de uitlener of onderaannemer) — professionals die vervolgens bij onze opdrachtgever werken — het risico van inleners- of ketenaansprakelijkheid willen beperken, moeten wij bij de Belastingdienst hun identiteit kunnen aantonen.
• Daarnaast zijn wij wettelijk verplicht om voor vreemdelingen (professionals van buiten de EU/EER) een kopie van het identiteitsbewijs in het dossier te bewaren.
• Ook zijn wij wettelijk verplicht om voor professionals van buiten de EU/EER een kopie van het identiteitsbewijs en de verblijfstitel af te geven aan onze opdrachtgever.

Hoe controleren wij de identiteit?

Om de identiteit te kunnen aantonen, controleren wij het originele identiteitsbewijs,  zonder het te kopiëren of in te scannen. Dit kan op drie manieren:

• VictoriaID
• CheckedID
• In persoon

HeadFirst Group legt vervolgens als inlener of aannemer onder meer de volgende gegevens vast in de administratie:

• Naam-, adres- en woonplaatsgegevens;
• Geboortedatum;
• Burgerservicenummer (BSN);
• Nationaliteit;
• Soort identiteitsbewijs, nummer en geldigheidsduur;
• Kopie ID-bewijs, in geval van een nationaliteit van buiten de EU/EER;
• Kopie verblijfstitel, in geval van een nationaliteit van buiten de EU/EER.

Wat gebeurt er als dit niet goed is vastgelegd?

Als de Belastingdienst gebruikmaakt van de inlenersaansprakelijkheidsregeling, stelt zij de aansprakelijkheidsschuld van de inlener of doorlener vast op basis van een bijgehouden, goede administratie. Is er geen goede administratie? Dan past de Belastingdienst het anoniementarief toe. Dit is het hoogste tarief voor loonheffingen: momenteel 52%, zonder dat daarbij rekening gehouden mag worden met heffingskortingen. Dit hoge tarief is niet bedoeld als straf, maar als maatregel om de uitvoerende instanties in staat te stellen de belasting- en premieheffing correct uit te voeren wanneer de identiteit van een werknemer niet aantoonbaar is. Precies om deze reden leggen wij deze gegevens altijd vast.

Het ruimere begrip "werkgever"

Een belangrijke nuance: de definitie van "werkgever" binnen de werkingssfeer van de Wet arbeid vreemdelingen is ruimer dan de civielrechtelijke definitie. Iemand die personeel inhuurt, wordt óók gezien als werkgever, en draagt daarmee de verantwoordelijkheid van een werkgever. Een buitenlandse werknemer die wordt ingehuurd, kan dus meer dan één werkgever hebben: de intermediair én degene die hem of haar inhuurt. Hetzelfde geldt voor opdrachtgevers en (onder)aannemers. Dit betekent dat verantwoordelijkheden op dit vlak niet automatisch bij één partij in de keten liggen.

2. WAADI: wanneer is registratie verplicht?

Wat is de WAADI?

De Wet allocatie arbeidskrachten door intermediairs (WAADI) bevat de regels voor het inhuren, inlenen en bemiddelen van personeel, zoals uitzendkrachten. De Nederlandse Arbeidsinspectie houdt toezicht op de naleving van deze wet. De WAADI beschermt werknemers tegen uitbuiting door malafide uitzendbureaus, en heeft betrekking op het Ter Beschikking stellen van Arbeidskrachten (TBA).

De definitie van TBA: het tegen vergoeding ter beschikking stellen van arbeidskrachten aan een ander, voor het onder diens toezicht of leiding verrichten van arbeid, anders dan krachtens een met die ander gesloten arbeidsovereenkomst.

Drie uitzonderingen

De WAADI is niet van toepassing als:

1. het gaat om het ter beschikking stellen van arbeidskrachten ten behoeve van een geleverde zaak of een tot stand gebracht werk (bijvoorbeeld een monteur die een door de eigen werkgever gebouwde machine komt installeren);
2. het gaat om hulpbetoon zonder winstoogmerk, waarbij de arbeidskrachten bij de uitlener zelf in dienst zijn voor werk in diens eigen onderneming (collegiale uitlening);
3. het gaat om het ter beschikking stellen van arbeidskrachten binnen dezelfde onderneming of hetzelfde concern (intra-concernuitlening).

Wanneer is er wél sprake van TBA?

Er is sprake van TBA zoals bedoeld in de WAADI als alle onderstaande elementen aanwezig zijn, en geen van de drie uitzonderingen van toepassing is:

• Er is een arbeidskracht;
• Dit gebeurt tegen vergoeding;
• Aan een ander;
• Onder diens toezicht en leiding;
• Anders dan krachtens een arbeidsovereenkomst;
• Er wordt arbeid verricht.

Ontbreekt één van deze elementen, dan is er geen registratieplicht.

Bijzondere situaties: vennoten, maten en zzp'ers

Bij TBA zijn normaal gesproken drie partijen betrokken: de uitlener, de inlener, en de arbeidskracht. Bij een vennoot, maat of zzp'er kunnen zich drie verschillende situaties voordoen:

1. Een zzp'er, vennoot of maat die zelf bij een ander gaat werken: hier is feitelijk maar sprake van twee partijen — de uitlener en de arbeidskracht zijn als het ware dezelfde persoon. Dit valt dus niet onder de WAADI en dus niet onder de registratieplicht.
2. Een derde partij die tegen vergoeding als uitlener optreedt, terwijl aan alle andere elementen van de TBA-definitie is voldaan: hier is wél sprake van TBA, en dus van de registratieplicht.
3. Een zzp'er die DGA is van een BV: hier is de BV de uitlener en de DGA de arbeidskracht. Als aan alle elementen wordt voldaan en geen uitzondering van toepassing is, valt dit in principe wél onder de WAADI. Voor de DGA is echter een specifieke uitzondering gemaakt, vastgelegd in de Beleidsregels boeteoplegging Wet allocatie arbeidskrachten door intermediairs 2014.

Is er sprake van TBA waarop de WAADI van toepassing is? Dan moet deze activiteit geregistreerd worden in het handelsregister. Deze registratieplicht geldt voor iedereen die werknemers tegen vergoeding ter beschikking stelt — niet alleen voor uitzendbureaus. Elke onderneming die deze activiteit uitvoert, als hoofd- of als nevenactiviteit, moet zich registreren.

Bedrijfsmatig versus niet-bedrijfsmatig

• Bedrijfsmatig (TBA als hoofdactiviteit, zoals uitzend- of detacheringsbureaus): de bij de KvK geregistreerde SBI-code moet één van de volgende zijn:
  • 78201 Uitzendbureaus
  • 78202 Uitleenbureaus
  • 78203 Banenpools (werkgelegenheidsprojecten)
  • 7830 Payrolling (personeelsbeheer)
• Niet-bedrijfsmatig / incidenteel (TBA als nevenactiviteit, of voortvloeiend uit andere bedrijfsactiviteiten — denk aan een aannemingsbedrijf dat tijdelijk een aantal bouwvakkers uitleent): hier kan worden volstaan met een melding bij de KvK, waarna de zogenoemde Waadi-indicator wordt geactiveerd. Inleners kunnen dan vaststellen dat het bedrijf aan de registratieplicht heeft voldaan.

Hoe controleer je een WAADI-registratie?

In principe dient de leverancier een screenshot van de WAADI-registratie te uploaden in het systeem; dit wordt vervolgens gecontroleerd door contractmanagement. Wil je zelf een check doen? Dat kan via de gratis Waadi-check op de website van de KvK: je voert het KvK-nummer van de leverancier in, en de check laat zien of de onderneming geregistreerd staat als ter-beschikking-steller van arbeid. Doe deze check altijd vóórdat je met een leverancier in zee gaat.

Wat kost het niet naleven van de registratieplicht?

Bij overtreding van de registratieplicht hanteert de Nederlandse Arbeidsinspectie een boetestaffel die uiteenloopt van €8.000 (minder dan tien ter beschikking gestelde arbeidskrachten) tot €32.000 (dertig of meer arbeidskrachten). Deze staffel geldt voor beide partijen: zowel voor de onderneming die de arbeidskrachten ter beschikking stelt, als voor de onderneming die deze arbeidskrachten inleent. Bij een tweede overtreding verdubbelen deze bedragen; bij een derde overtreding worden ze verdrievoudigd.

3. De G-rekening: het financiële vangnet

Wat is een G-rekening?

De G-rekening is een geblokkeerde bankrekening die alleen gebruikt kan worden voor de betaling van loonheffingen aan de Belastingdienst, of voor doorstortingen naar andere geblokkeerde rekeningen. Het is geen wettelijke verplichting om een G-rekening te gebruiken bij aanneming van werk of inlening van personeel — behalve als je volledige vrijwaring van inlenersaansprakelijkheid wilt bereiken. In dat geval is het wél nodig.

Welk percentage moet gestort worden?

Het te storten percentage hangt af van de certificeringsstatus van de leverancier:

• Bij een SNA-gecertificeerde leverancier (NEN 4400): minimaal 25% van het factuurbedrag inclusief btw, of 20% bij een btw-verleggingsregeling.
• Bij een niet-SNA-gecertificeerde leverancier: 55% van het factuurbedrag inclusief btw, of 40% bij een btw-verleggingsregeling.

Deze percentages horen zo goed mogelijk overeen te komen met het aandeel van belastingen en premies in de factuur. Het is dus niet gebruikelijk (en kan door de Belastingdienst als oneigenlijk gebruik worden aangemerkt) om zomaar het hele factuurbedrag te storten.

De disculpatieregeling

Door voldoende te storten op de G-rekening van de leverancier, en te voldoen aan de overige voorwaarden (zoals het correct kunnen aantonen van de identiteit van de ingeleende medewerker), kan een inlener zich beroepen op de disculpatieregeling. Wanneer aan alle voorwaarden wordt voldaan — zowel voor de inlener als voor de uitlener — kan de inlenersaansprakelijkheid zelfs volledig worden uitgesloten. Dit is het belangrijkste fiscale voordeel van het werken met een SNA-geregistreerde leverancier.

4. Een blik vooruit: veranderingen rond de G-rekening per 2027

Twee ontwikkelingen zijn relevant om te weten:

• De Wtta (vanaf 1 januari 2027): met de invoering van de Wtta (zie ook het Bovib-kennisdocument) verandert de inlenersaansprakelijkheid. Er komt een wettelijk vermoeden dat de aansprakelijkheidsschuld standaard wordt gesteld op 35% van het factuurbedrag dat de uitlener of doorlener aan de inlener heeft gefactureerd. Stortingen die al op de G-rekening zijn gedaan, worden op dit bedrag in mindering gebracht.
• Een mogelijk verplichte G-rekening: de Belastingdienst heeft een verkenning uitgevoerd (afgerond in januari 2026) naar het op termijn verplicht maken van de G-rekening voor uitleners, om te voorkomen dat belastingschulden van uitleners onbetaald blijven. Dit is nog geen definitief besluit, maar wel een signaal dat het gebruik van de G-rekening op termijn een nog vastere plek in de regelgeving krijgt.

5. Waarom dit voor ons relevant is

• Deze drie onderwerpen zijn de basis, niet de uitzondering: identiteitscheck, WAADI-registratie en de G-rekening zijn geen incidentele controles, maar structurele onderdelen van elke inleen- of doorleensituatie.
• De financiële prikkel is groot: het anoniementarief (52%) en de WAADI-boetes (tot €32.000, met verdubbeling of verdrievoudiging bij herhaling) maken duidelijk dat onvolledige dossiervorming direct geld kost — niet alleen bij klanten, maar mogelijk ook bij ons.
• Verantwoordelijkheid ligt niet bij één partij: zowel bij de WAADI (uitlener én inlener kunnen beboet worden) als bij de Wet arbeid vreemdelingen (meerdere "werkgevers" mogelijk) is het risico gedeeld. Dit onderbouwt waarom wij zelf actief moeten controleren, en niet alleen op de leverancier mogen vertrouwen.
• De regelgeving rond de G-rekening staat niet stil: met de Wtta in 2027 en de mogelijke verplichte G-rekening verandert dit onderwerp de komende jaren verder — reden om dit kennisdocument periodiek te actualiseren.
• Samenhang met andere kennisdocumenten: dit onderwerp raakt het SNA-kennisdocument (de G-rekeningpercentages en de WAADI-registratie komen daar al kort terug) en het Bovib/Wtta-kennisdocument (de aankomende wijziging van de inlenersaansprakelijkheid).

6. Begrippenlijst

Meer informatie

Dit document is geen juridisch advies. Voor de volledige regelgeving: de Uitvoeringsregeling verplicht gebruik BSN, de Wet allocatie arbeidskrachten door intermediairs, en de informatie van de Belastingdienst over inlenersaansprakelijkheid en de G-rekening. Voor het controleren van een WAADI-registratie: de Waadi-check op de website van de KvK. Bij twijfel over een specifieke situatie: neem contact op met Legal of contractmanagement.