![Zonder titel (800 x 184 px) (1) (1).png]](https://support.headfirst.group/hs-fs/hubfs/Zonder%20titel%20(800%20x%20184%20px)%20(1)%20(1).png?height=40&name=Zonder%20titel%20(800%20x%20184%20px)%20(1)%20(1).png){kind=small}
Facturatieprocessen: Self Billing vs. Leveranciersfacturatie
Uitleg over de verschillende facturatieprocessen binnen invoicing, waaronder self billing en leveranciersfacturatie. Inclusief verwerkingstijden, goedkeuring van uren, veelvoorkomende vragen en oorzaken van vertraagde facturen of betalingen.
Wanneer dit proces gebruikt wordt
Stapsgewijze uitleg
Belangrijke aandachtspunten
Veelvoorkomende fouten of vragen
Escalatie- of uitzonderingssituaties
Wanneer een professional of leverancier vragen heeft over:
- het ontvangen van facturen;
- uitblijvende betalingen;
- ontbrekende uren;
- verschillen tussen opdrachtgevers.
Stapsgewijze uitleg
1. Er bestaan twee soorten facturatieprocessen
A. Leverancier/professional factureert zelf
- Zodra uren zijn goedgekeurd:
- stuurt de leverancier/professional een factuur naar Finance;
- Finance verwerkt deze;
- vervolgens wordt de opdrachtgever gefactureerd.
Voordeel:
- Leverancier/professional heeft zelf controle over timing.
B. Self Billing (meest voorkomend)
- De opdrachtgever levert zelf goedgekeurde uren aan.
- Op basis daarvan factureert Finance automatisch.
- Professional/leverancier ontvangt daarna automatisch een self-billing factuur.
Voordeel:
- Minder afhankelijk van externe partijen.
Nadeel:
- Te laat goedgekeurde uren schuiven automatisch door naar de volgende facturatieronde.
2. Frequentie verschilt per opdrachtgever
Facturatie kan plaatsvinden:
- wekelijks;
- per 4 weken;
- maandelijks.
Dit verschilt per opdrachtgever.
3. Verwerkingstijd
Na ontvangst van de uren:
- hanteert Finance maximaal 2 werkdagen verwerkingstijd;
- vaak wordt gefactureerd rond de 6e tot 8e werkdag van de maand.
Belangrijke aandachtspunten
- Goedkeuring betekent niet automatisch directe facturatie.
- Elke opdrachtgever heeft eigen deadlines en processen.
- Bij self billing kunnen gemiste uren niet tussentijds worden toegevoegd.
- Sommige opdrachtgevers accepteren slechts één facturatieronde per maand.
Veelvoorkomende fouten of vragen
“Mijn uren zijn goedgekeurd, maar ik heb nog geen factuur.”
Mogelijke oorzaken:
- facturatieronde moet nog draaien;
- verwerkingstijd van 2 werkdagen;
- uren zijn te laat goedgekeurd.
“Waarom is mijn betaling doorgeschoven?”
Bij self billing:
- te late goedkeuring = automatisch doorschuiven naar volgende periode.
“Waarom verschilt dit per klant?”
Iedere opdrachtgever gebruikt een eigen systeem en eigen facturatie-afspraken.
Escalatie- of uitzonderingssituaties
Escaleren naar Finance wanneer:
- uren aantoonbaar tijdig zijn goedgekeurd;
- facturatie volledig ontbreekt;
- meerdere periodes ontbreken;
- opdrachtgever mogelijk uren niet correct heeft aangeleverd.
Vraag altijd om:
- screenshot of bewijs van goedkeuring;
- datum van goedkeuring;
- betreffende periode.