Facturatiemodellen: self-billing vs. leveranciersfacturatie

Dit document is de basis voor iedereen binnen HeadFirst Group die vragen krijgt over facturatie van leveranciers en zelfstandig professionals — dus niet alleen Finance, maar ook Support, Account Management en Contractmanagement. Er bestaan twee fundamenteel verschillende manieren waarop een factuur voor gewerkte uren tot stand komt, en welk model van toepassing is, bepaalt grotendeels welke vragen een professional of leverancier kan stellen en wat je daar zelf aan kunt doen.

Na het doornemen van dit document kun je:

• het verschil uitleggen tussen self-billing (reversed billing) en eigen facturatie;
• de stappen van het self-billingproces benoemen;
• uitleggen waarom bij self-billing geen aparte factuur van de leverancier/professional nodig (of gewenst) is;
• de voor- en nadelen van beide modellen herkennen;
• een leverancier of professional correct informeren over welk model op hun opdracht van toepassing is.

1. De twee facturatiemodellen

Er zijn twee soorten facturatieprocessen mogelijk. Welk model geldt, hangt af van de afspraken met de betreffende opdrachtgever en/of leverancier/professional, en staat vastgelegd in het contract.

A. Eigen facturatie (leverancier of professional factureert zelf)

De leverancier of zelfstandig professional stelt zelf een verkoopfactuur op en dient deze in bij Finance. Zodra de uren zijn goedgekeurd, kan de factuur worden opgesteld en verzonden; Finance verwerkt de factuur en vervolgens wordt de opdrachtgever gefactureerd.

Voordeel: de leverancier/professional heeft zelf de regie over de timing van het indienen.
Nadeel: meer kans op fouten (zie het kennisdocument "Opbouw van een factuur") en meer administratieve last voor de leverancier/professional.

B. Self-billing / reversed billing (meest voorkomend)

Bij self-billing stelt niet de leverancier of professional de factuur op, maar doet HeadFirst Group dit namens hen. Zodra de opdrachtgever de uren of geleverde prestaties heeft goedgekeurd, genereert HeadFirst Group op basis daarvan automatisch een factuur namens de onderneming of de zelfstandig professional.

Voordeel: minder administratieve handelingen voor de leverancier/professional, een uniforme en foutloze factuuropmaak, en een sneller proces omdat er niets handmatig gecontroleerd hoeft te worden.
Nadeel: de leverancier/professional heeft geen eigen regie over de timing — te laat goedgekeurde uren schuiven automatisch door naar de volgende facturatieronde (zie het kennisdocument "Van goedgekeurde uren naar factuur").

2. Hoe het self-billingproces precies verloopt

1. De gewerkte uren of geleverde prestaties worden geregistreerd en ter goedkeuring aangeboden aan de opdrachtgever.
2. Nadat de opdrachtgever de uren of prestaties heeft goedgekeurd, stelt HeadFirst Group namens de leverancier/professional de factuur op.
3. De leverancier/professional ontvangt een kopie van deze factuur, voor de eigen administratie.
4. De factuur wordt betaald volgens de afgesproken betaaltermijn.
5. Indien van toepassing wordt een deel van het factuurbedrag gestort op de G-rekening van de leverancier/professional; dit bedrag staat vermeld op de self-billingfactuur zelf.

3. Waarom een leverancier of professional bij self-billing geen eigen factuur moet insturen

Een veelgestelde vraag is of er, naast de self-billingfactuur die HeadFirst Group opstelt, ook nog een eigen factuur ingediend moet worden. Dat is niet het geval, en het is ook niet gewenst: het dubbel indienen van een factuur voor dezelfde uren kan leiden tot vertraging in de verwerking of tot een dubbele (en dus onjuiste) administratie, aan beide kanten. Krijg je een vraag hierover, controleer dan of voor de betreffende opdracht self-billing van toepassing is; is dat het geval, dan bevestig je dat er geen aparte factuur nodig is.

4. Verantwoordelijkheidsverdeling

Ook wanneer HeadFirst Group de factuur namens de leverancier/professional opstelt, verandert dit niets aan een aantal eigen verantwoordelijkheden. De leverancier/professional blijft zelf verantwoordelijk voor:

• het controleren van de ontvangen (self-billing)factuur op juistheid;
• het tijdig melden van eventuele onjuistheden;
• het verwerken van de factuur in de eigen administratie;
• het voldoen aan de eigen fiscale en administratieve verplichtingen.

HeadFirst Group is verantwoordelijk voor een correcte en tijdige facturatie op basis van de goedgekeurde uren, en voor het toepassen van de juiste gegevens (tarief, toeslagen, btw) op de factuur.

5. Voor- en nadelen samengevat

Waarom dit voor ons relevant is

• Meest gestelde supportvraag: "wanneer krijg ik mijn factuur/betaling" is vaak alleen goed te beantwoorden als je weet welk facturatiemodel van toepassing is.
• Voorkomen van dubbele facturen: onterecht ingediende eigen facturen bij self-billing leiden tot verwerkingsfouten en extra werk voor Finance.
• Correcte verwachtingen scheppen: bij self-billing kan een leverancier/professional de timing niet zelf beïnvloeden — dat moet je duidelijk en zonder onterechte beloftes kunnen communiceren.
• Vervolgkennis: dit document is de basis voor de andere kennisdocumenten in deze leerlijn, die dieper ingaan op het proces na goedkeuring en op de opbouw van de factuur zelf.

Begrippenlijst

Meer informatie

Voor de exacte facturatieafspraken per opdrachtgever: raadpleeg de klantspecifieke facturatieprocedure. Bij twijfel over welk model op een specifieke opdracht van toepassing is, of bij vragen over een concrete factuur: neem contact op met Finance/Invoicing.