De G-rekening: wat het is en waarom wij deze verplicht stellen

Dit document legt uit wat een G-rekening is, waarom deze verplicht is, en hoe je een leverancier hierover correct informeert.

Na het doornemen van dit document kun je:

• uitleggen wat een G-rekening is en waarvoor deze wel en niet gebruikt mag worden;
• benoemen waarom Vertage een G-rekening verplicht stelt;
• de geldende percentages per certificeringsstatus benoemen;
• uitleggen wat er gebeurt als een leverancier geen (geldige) G-rekening heeft;
• een leverancier correct adviseren over de aanvraagprocedure en de uitzonderingsroute.

1. Wat is een G-rekening

Een G-rekening is een geblokkeerde zakelijke bankrekening die uitsluitend mag worden gebruikt voor:

• het afdragen van loonheffingen en, in bepaalde gevallen, btw en andere toegestane betalingen aan de Belastingdienst;
• het doorstorten van bedragen naar de G-rekening van een andere onderneming.

Bedragen die op een G-rekening worden ontvangen, kunnen niet vrij worden besteed. Zo wordt geborgd dat het gereserveerde deel van de factuur daadwerkelijk wordt gebruikt voor de afdracht van loonheffingen en premies.

2. Waarom stellen wij een G-rekening verplicht

Wanneer een leverancier personeel aan Vertage ter beschikking stelt, is het beschikken over een G-rekening een contractuele voorwaarde voor de samenwerking — voor alle leveranciers, inclusief buitenlandse leveranciers die personeel in Nederland ter beschikking stellen.

HeadFirst Group beschikt met meerdere labels over een SNA (NEN 4400)- en/of Bovib-certificering. Deze certificeringen stellen eisen aan de manier waarop wij met leveranciers samenwerken en hoe wij invulling geven aan onze fiscale verantwoordelijkheden — waaronder het kunnen storten van een deel van de factuur op de G-rekening van de leverancier. Daarnaast bereidt Vertage zich voor op de Wet toelating terbeschikkingstelling van arbeidskrachten (Wtta), en hanteert daarom deze werkwijze inmiddels bij al haar leveranciers.

3. Waarom wordt een deel van de factuur op de G-rekening gestort

Wanneer personeel wordt ingeleend, kan een opdrachtgever (of Vertage als intermediair) onder bepaalde omstandigheden aansprakelijk worden gesteld als de leverancier de verschuldigde loonheffingen niet afdraagt — dit heet inlenersaansprakelijkheid. Door een deel van de factuur rechtstreeks op de G-rekening van de leverancier te storten, en te voldoen aan de overige wettelijke voorwaarden, wordt dit risico aanzienlijk beperkt en kan de aansprakelijkheid bij volledige naleving zelfs worden uitgesloten (fiscale vrijwaring).

4. Welk percentage wordt gestort

Het percentage dat op de G-rekening wordt gestort, is afhankelijk van de certificeringsstatus van de leverancier:

Deze percentages zijn gebaseerd op het aandeel loonheffingen en premies dat normaal gesproken in een factuur is opgenomen — het is dus niet de bedoeling om zonder aanleiding het volledige factuurbedrag op een G-rekening te storten.

5. Hoe vraagt een leverancier een G-rekening aan

Om een G-rekening aan te vragen, moet de onderneming van de leverancier beschikken over een Nederlands loonheffingennummer en/of een Nederlands btw-nummer. De aanvraag verloopt doorgaans als volgt:

1. Vraag, indien nodig, een Nederlands loonheffingennummer en/of btw-nummer aan.
2. Open een zakelijke bankrekening bij een Nederlandse bank die G-rekeningen aanbiedt.
3. Vraag vervolgens de G-rekening aan; deze wordt gekoppeld aan het Nederlandse loonheffingennummer en/of btw-nummer.
4. Geef het rekeningnummer door aan Vertage, zodat dit in onze administratie geregistreerd kan worden.

Adviseer leveranciers om deze aanvraag direct na het aangaan van de samenwerking te starten — de aanvraag kan, afhankelijk van bank en Belastingdienst, enige tijd in beslag nemen.

6. Wat gebeurt er zonder (geldige) G-rekening

Zolang er geen geldige G-rekening bekend is — of, als een G-rekening aantoonbaar niet kan worden verstrekt, geen officiële afwijzingsbrief van de Belastingdienst — kunnen betalingen niet worden vrijgegeven. Facturen kunnen dus pas worden betaald nadat aan deze voorwaarde is voldaan. Dit is een veelvoorkomende, maar voor leveranciers niet altijd voor de hand liggende oorzaak van een uitblijvende betaling: controleer dit dus actief bij een melding, vooral bij nieuwe leveranciers.

7. Buitenlandse leveranciers

De verplichting geldt ook voor buitenlandse leveranciers die personeel in Nederland ter beschikking stellen. Zij moeten eveneens beschikken over een Nederlands loonheffingennummer en/of btw-nummer, en een zakelijke bankrekening bij een Nederlandse bank die G-rekeningen aanbiedt. Adviseer buitenlandse leveranciers om hiermee tijdig te starten, zodat de G-rekening beschikbaar is voordat de dienstverlening ingaat.

8. Uitzondering: wanneer een G-rekening niet te verkrijgen is

In principe is op de G-rekeningverplichting geen uitzondering mogelijk. Alleen wanneer een leverancier kan aantonen dat het, ondanks de eigen inspanningen, niet mogelijk is om een G-rekening te verkrijgen — aan te tonen met een officiële afwijzing van de Belastingdienst — kan een uitzondering worden beoordeeld. Gaat Vertage hiermee akkoord, dan kan tijdelijk worden volstaan met een accountantsverklaring van een RA- of AA-accountant. Deze verklaring moet elk kwartaal opnieuw worden aangeleverd, en de kosten hiervoor zijn voor rekening van de leverancier.

9. Belangrijke restrictie

De G-rekening moet altijd op naam staan van de onderneming waarmee Vertage de overeenkomst heeft gesloten. Het is niet toegestaan om de G-rekening van een zuster-, moeder- of andere groepsmaatschappij te gebruiken — dit biedt geen fiscale vrijwaring en voldoet niet aan de voorwaarden van onze certificeringen.

Waarom dit voor ons relevant is

• Veelvoorkomende, niet-vanzelfsprekende blokkade: een ontbrekende G-rekening is voor leveranciers niet altijd duidelijk als oorzaak van een uitblijvende betaling.
• Geen ruimte voor uitzonderingen zonder formele onderbouwing: alleen een officiële afwijzing van de Belastingdienst kan een alternatief (accountantsverklaring) rechtvaardigen — dit is niet iets wat je zelf ad hoc kunt toezeggen.
• Compliance-risico: dit raakt direct aan de SNA/Bovib-certificering en de Wtta-voorbereiding van Vertage; onjuiste toepassing (zoals het gebruik van een verkeerde rekening) ondermijnt de fiscale vrijwaring.
• Specifiek voor leveranciers met personeel: deze verplichting geldt voor leveranciers die personeel ter beschikking stellen — niet automatisch voor alle facturerende partijen.

Begrippenlijst