![Zonder titel (800 x 184 px) (1) (1).png]](https://support.headfirst.group/hs-fs/hubfs/Zonder%20titel%20(800%20x%20184%20px)%20(1)%20(1).png?height=40&name=Zonder%20titel%20(800%20x%20184%20px)%20(1)%20(1).png){kind=small}
De betaalspecificatie uitleggen
Wat de betaalspecificatie is (een PDF per e-mail, geen portaal), waar hij vandaan komt en hoe je ziet welke facturen in een betaling zijn meegenomen — zodat je dit correct kunt toelichten aan een professional of leverancier.
"Ik heb geen betaalspecificatie ontvangen" of "waar kan ik mijn betaalspecificatie terugvinden" zijn veelgestelde vragen. Vaak zit het antwoord niet in een systeemfout, maar in een verkeerd verwacht kanaal of een verouderd e-mailadres. Dit document legt uit hoe de betaalspecificatie werkt, zodat je deze vragen zelf kunt afhandelen.
Na het doornemen van dit document kun je:
- uitleggen wat een betaalspecificatie is en in welke vorm deze wordt verstuurd;
- benoemen wanneer en naar welk adres een betaalspecificatie wordt verzonden;
- toelichten wat er in een betaalspecificatie te vinden is;
- een leverancier of professional gericht helpen wanneer deze de betaalspecificatie niet heeft ontvangen.
1. Wat is de betaalspecificatie
Zodra een betaling aan een professional of leverancier wordt klaargezet, wordt hierover vooraf een bericht verstuurd: de betaalspecificatie. Dit is een PDF-bestand (geen Excel-bestand) en geeft inzicht in welke facturen zijn meegenomen in de betaling en hoe het totaalbedrag is opgebouwd.
2. Hoe en waar wordt deze verstuurd
De betaalspecificatie wordt automatisch verzonden per e-mail, naar het e-mailadres dat bekend is in de contractgegevens. Belangrijk om te weten: de betaalspecificatie is alleen per e-mail te ontvangen — deze staat niet in een apart portaal of dashboard. Een melding als "ik kan hem nergens terugvinden in mijn account" komt dus vaak voort uit een verkeerde verwachting van waar dit document te vinden zou moeten zijn.
3. Wat staat er in
De betaalspecificatie toont welke facturen zijn meegenomen in de betreffende betaling, en hoe het totaalbedrag van die betaling is opgebouwd uit die facturen.
4. Veelvoorkomende meldingen en wat je kunt doen
- "Ik heb niets ontvangen": controleer of het juiste, actuele e-mailadres bekend is bij de contractgegevens. Een verouderd of onjuist e-mailadres is de meest voorkomende oorzaak.
- "Ik kan hem niet terugvinden in een portaal": leg uit dat de betaalspecificatie uitsluitend per e-mail wordt verstuurd en niet in een portaal beschikbaar is.
- "Klopt het bedrag wel?": verwijs naar de opbouw in de betaalspecificatie zelf, en anders naar het kennisdocument "Opbouw van een factuur" uit Module 1.
Waarom dit voor ons relevant is
- Voorkomt onterechte meldingen: veel vragen hierover zijn geen fout, maar een verkeerde verwachting van het kanaal.
- Snel te verifiëren: het controleren van het e-mailadres in de contractgegevens is vaak de enige check die nodig is.
- Directe hulp: je kunt deze vraag meestal zelf afhandelen, zonder escalatie naar Finance.
Begrippenlijst
| Begrip | Uitleg |
|---|---|
| Betaalspecificatie | Een PDF-document dat per e-mail wordt verstuurd bij elke betaling, met een overzicht van de meegenomen facturen en de opbouw van het totaalbedrag. |
| Contractgegevens | De vastgelegde gegevens van een leverancier/professional, waaronder het e-mailadres waarnaar de betaalspecificatie wordt gestuurd. |
| Betaling klaarzetten | Het moment waarop een betaling gereed wordt gemaakt voor uitvoering, waarna de betaalspecificatie wordt verzonden. |
Meer informatie
Zie ook het kennisdocument "Opbouw van een factuur" uitde basismodule. Blijft een betaalspecificatie uit ondanks een correct e-mailadres: neem contact op met Finance/Invoicing.