De 183-dagenregeling

Inleiding

Dit document behandelt de 183-dagenregeling: de regeling die bepaalt welk land belasting mag heffen over het loon van een professional die in een ander land werkt dan waar hij of zij woont. Dit document bouwt voort op het kennisdocument over buitenlandse leveranciers, en gaat specifiek dieper in op hoe wij deze regeling in de praktijk bewaken — inclusief wat er moet gebeuren als de grens van 183 dagen (dreigt te) wordt overschreden.

Na het doornemen van dit document kun je:

• uitleggen wat de 183-dagenregeling inhoudt en voor wie deze geldt;
• de drie voorwaarden benoemen waaronder het woonland van de professional mag heffen;
• uitleggen hoe wij dit in de praktijk controleren, zowel vooraf als tijdens de opdracht;
• weten wat er moet gebeuren bij een (dreigende) overschrijding van de 183 dagen.

1. Voor wie geldt deze regeling?

De 183-dagenregeling geldt niet voor buitenlandse zelfstandigen met een onderneming die vergelijkbaar is met een Nederlandse eenmanszaak. De regeling geldt voor werknemers in loondienst van een buitenlandse onderneming — en dat kan dus ook een zelfstandig ondernemer zijn die in loondienst is van zijn eigen buitenlandse BV (bijvoorbeeld een Limited of een BVBA).

2. Wat is de 183-dagenregeling?

Met de 183-dagenregeling wordt bepaald welk land heffingsrecht heeft: in welk land moet voor de werknemer belasting worden betaald, om dubbele belastingheffing te voorkomen?

De vuistregel is dat het land waar gewerkt wordt, ook het heffingsrecht heeft. Woont iemand echter in een ander land dan waar hij werkt, dan zou dit zonder nadere afspraken tot dubbele belasting leiden. Om dit te voorkomen zijn er tussen Europese landen belastingverdragen opgesteld, met regels die bepalen of het woonland of het werkland mag heffen.

Een voorbeeld

Stel: een professional woont in Duitsland, is bij een Duits bedrijf in loondienst, maar werkt in Nederland. Dan zou Nederland in beginsel belasting mogen heffen: de werkgever zou voor de werkzaamheden in Nederland, in Nederland belasting moeten betalen, en voor werkzaamheden in Duitsland, in Duitsland — dus dubbele belasting.

Hoe werkt de regeling?

Als de professional minder dan 183 dagen in Nederland verblijft, het salaris wordt betaald door de Duitse werkgever, én die Duitse werkgever geen vaste inrichting heeft in Nederland, dan mag Duitsland belasting heffen.

Belangrijk: het gaat om fysieke aanwezigheid in Nederland — niet alleen om gewerkte dagen. Komt de professional voor een weekend of vakantie naar Nederland? Dat telt mee. Komt de professional boodschappen doen in Nederland? Ook dat telt mee.

3. Hoe controleren wij dit in de praktijk?

Een Nederlands belastingjaar loopt van 1 januari tot en met 31 december. Dit is de periode waarin wordt bijgehouden hoe vaak een professional in Nederland aanwezig is geweest. Wij vragen professionals daarom om aan te geven op welke dagen zij in Nederland zijn geweest.

Vooraf: “Statement of past presence”

Zodra bij het inregelen van de opdracht bekend is dat iemand gebruikmaakt van de 183-dagenregeling, moet het formulier “Statement of past presence” worden opgevraagd. Hierin geeft de professional aan hoeveel dagen hij of zij, voorafgaand aan de opdracht, in datzelfde jaar al in Nederland aanwezig is geweest. Deze dagen tellen mee voor de berekening van de 183 dagen.

Voeg hiervoor handmatig de STP-stap “183 dagen eerder dit jaar” toe, en koppel het formulier hieraan door het bij de opdrachtgever toe te voegen.

Achteraf: “Registration 183 days”

Gedurende de opdracht vragen wij de professional iedere 3 maanden het formulier “Registration 183 days” in te vullen, waarin hij of zij aangeeft op welke dagen hij of zij in de afgelopen 3 maanden in Nederland aanwezig was. Dit formulier is niet via Select te downloaden en moet dus per e-mail worden toegestuurd.

Dit formulier moet door contractmanagement worden beoordeeld en goedgekeurd. Vóór goedkeuring tel je alle dagen op uit alle formulieren die voor dat jaar zijn ontvangen, om te bepalen hoeveel dagen de professional dat jaar al in Nederland aanwezig is geweest.

4. Overschrijding van de 183 dagen

Is de professional, met het laatst ontvangen formulier, over de 183 dagen heen gegaan? Dan moet het volgende gebeuren:

1. Neem contact op met de leverancier. Deze moet nu een loonheffingennummer en een G-rekening in Nederland aanvragen, en met terugwerkende kracht — vanaf het eerste moment dat de professional dat jaar in Nederland aanwezig was — loonheffingen in Nederland betalen.
2. Vraag een accountantsverklaring op als bewijs hiervan, afgegeven door een Nederlandse RA- of AA-accountant. Zet de vrijwaring daarom om van “183 dagen” naar “accountantsverklaring”.
3. Informeer de leverancier schriftelijk dat betalingen geblokkeerd worden totdat de accountantsverklaring is ontvangen.
4. Koppel de ontvangen accountantsverklaring aan alle openstaande stappen, als er meerdere stappen open staan.
5. Richt toekomstige betalingen in via de G-rekening. Splits het contract hiervoor per kwartaal, en zet de vrijwaring op het vervolgcontract op “G-rekening”. Wijs de leverancier erop dat betalingen voor het nieuwe kwartaal pas kunnen plaatsvinden zodra de G-rekening is ontvangen.

Bijna-overschrijding

Is de 183-dagengrens nog niet gehaald, maar is de verwachting dat dit in het aankomende kwartaal wel gebeurt? Volg dan dezelfde stappen als hierboven.

Geen overschrijding

Is de 183-dagengrens nog lang niet in zicht? Dan kan de stap gewoon worden goedgekeurd.

5. Waarom dit voor ons relevant is

• Dit is een doorlopend controleproces, geen eenmalige check: de 183-dagentelling moet gedurende het hele belastingjaar worden bijgehouden, niet alleen bij de start van een opdracht.
• De gevolgen van een overschrijding zijn ingrijpend: terugwerkende kracht tot het begin van het jaar, een nieuw loonheffingennummer, een G-rekening, en een geblokkeerde betaling totdat alles op orde is.
• Tijdige signalering voorkomt grotere problemen: door ook bij een “bijna-overschrijding” al actie te ondernemen, voorkomen we dat we achteraf met terugwerkende kracht correcties moeten doorvoeren.
• Samenhang met andere kennisdocumenten: dit onderwerp hoort bij de bredere groep van grensoverschrijdende compliance-onderwerpen, naast de A1-verklaring en de posted worker-regelgeving.

6. Begrippenlijst

7. Meer informatie

Dit document is geen fiscaal advies. Bij twijfel over een specifieke situatie, of bij een (dreigende) overschrijding van de 183 dagen: neem contact op met contractmanagement of Legal.