Creditnota's en correcties uitleggen

Vragen als "waarom heb ik een creditnota ontvangen" of "waarom klopt dit bedrag niet" komen regelmatig voor. Dit document legt uit wanneer een creditnota ontstaat, hoe de afhandeling verloopt, en — belangrijk — waarom jij als medewerker niet altijd de onderliggende reden kunt geven, zonder dat dit betekent dat er iets mis is gegaan.

Na het doornemen van dit document kun je:

• uitleggen wanneer een creditnota wordt aangemaakt;
• de twee afhandelmethoden benoemen en het verschil toelichten;
• uitleggen waarom je zelf niet altijd de reden achter een correctie hebt;
• inschatten wanneer een creditnota alsnog geëscaleerd moet worden naar Finance.

1. Wanneer ontstaat een creditnota

Een creditnota (of creditfactuur) is een correctie op een eerder verstuurde factuur. Deze wordt aangemaakt wanneer blijkt dat er, ondanks een eerdere goedkeuring, toch een afwijking is in het aantal gefactureerde uren. Een veelvoorkomend voorbeeld: uren zijn door de manager goedgekeurd, maar bij nadere controle blijkt dat er onterecht uren op een feestdag zijn geschreven waarop niet daadwerkelijk is gewerkt. In dat geval wordt het verschil gecorrigeerd via een creditnota.

2. De twee afhandelmethoden

Hoe de correctie precies verloopt, is afhankelijk van de afspraken met de opdrachtgever:

• Creditnota voor het verschil: alleen de afwijkende uren worden in mindering gebracht op de eerstvolgende factuur.
• Volledige creditnota plus nieuwe factuur: de oorspronkelijke factuur wordt volledig gecrediteerd en er wordt een nieuwe factuur gestuurd met het juiste, gecorrigeerde aantal uren. Dit gebeurt vaak bij doorbelasting van uren. Bij deze methode kan het lijken alsof hetzelfde bedrag meerdere keren wordt verwerkt (eerst de oorspronkelijke factuur, dan de creditnota, dan de nieuwe factuur) — dat is normaal en geen fout.

3. Waarom je niet altijd de reden weet

Finance ontvangt van de opdrachtgever vaak alleen een gecorrigeerd urenbestand, zonder toelichting op de reden van de correctie. Creditnota's worden daarnaast vaak systematisch/automatisch gegenereerd op basis van dat bestand. Dit betekent dat jij, en soms ook Finance, niet altijd kunt achterhalen waarom een specifieke correctie is doorgevoerd — dat ligt bij de opdrachtgever.

4. Hoe je dit uitlegt

Leg uit dat een creditnota een normale, systematische correctie kan zijn, en dat de reden vaak bij de opdrachtgever ligt, niet bij een fout van HeadFirst Group of Finance. Voorkom dat je zelf een reden verzint of garandeert dat er "een fout" is gemaakt — geef aan dat de leverancier/professional erop mag vertrouwen dat de aangeleverde, goedgekeurde uren zijn verwerkt, ook als de precieze aanleiding niet zichtbaar is.

5. Wanneer escaleer je naar Finance

Escaleer wanneer:

• de creditnota onverklaarbaar blijft, ook na uitleg van het proces;
• bedragen structureel afwijken, niet incidenteel;
• meerdere correcties elkaar snel opvolgen;
• er twijfel is of de contractgegevens (tarief, contractvorm) correct staan.

Waarom dit voor ons relevant is

• Veelvoorkomende vraag: onduidelijkheid over creditnota's leidt snel tot ontevredenheid als je hier geen goede uitleg bij kunt geven.
• Voorkomt verkeerde geruststelling: door niet te garanderen dat iets "een fout" is, voorkom je verwachtingen die je niet kunt waarmaken.
• Helder onderscheid: het onderscheid tussen een normale, systematische correctie en een structureel probleem bepaalt of escalatie nodig is.

Begrippenlijst

Meer informatie

Zie ook het kennisdocument "Veelvoorkomende factuurfouten herkennen" in deze module. Bij een onverklaarbare of structureel afwijkende creditnota: neem contact op met Finance/Invoicing.