Creditnota’s en Correcties

Doel van het artikel

Uitleg geven over creditnota’s, correcties en afwijkende factuurbedragen.

Wanneer dit proces gebruikt wordt

Bij vragen zoals:

“Waarom heb ik een creditnota ontvangen?”
“Waarom klopt het bedrag niet?”
“Waarom zie ik meerdere transacties?”

Stapsgewijze uitleg

1. Controleer de oorspronkelijke factuur

Bekijk:

uren;
periode;
contract;
tarief.

2. Controleer of uren gecorrigeerd zijn

Veel voorkomende oorzaken:

teveel geschreven uren;
correctie door manager;
contractwijziging;
omzetting van contracttype.

3. Controleer of een nieuw contract actief is

Bijvoorbeeld:

premiumcontract → intermediaircontract;
contractovername;
nieuwe kostenstructuur.

4. Informeer professional/leverancier

Geef aan:

dat Finance vaak alleen correctiegegevens ontvangt;
reden soms niet zichtbaar is.

Belangrijke aandachtspunten

Support ontvangt niet altijd de reden van correctie.
Finance ontvangt soms alleen gecorrigeerde urenbestanden.
Creditnota’s zijn vaak systeemmatig gegenereerd.

Veelvoorkomende fouten of vragen

“Waarom is hetzelfde bedrag drie keer verwerkt?”

Vaak door:

eerst oorspronkelijke factuur;
daarna creditnota;
vervolgens nieuwe correcte factuur.

“Ik heb alle uren echt gewerkt.”

Dat kan kloppen:

opdrachtgever kan alsnog correctie hebben doorgevoerd.

“Waarom krijg ik geen uitleg bij de creditnota?”

Die informatie wordt niet altijd meegeleverd door opdrachtgever.

Escalatie- of uitzonderingssituaties

Escaleren naar Finance wanneer:

creditnota onverklaarbaar blijft;
bedragen structureel afwijken;
meerdere correcties elkaar opvolgen;
contractgegevens mogelijk fout staan.