Buitenlandse leveranciers: kennisdocument voor de organisatie

Inleiding

Dit document is de grensoverschrijdende verdieping van het kennisdocument over identiteitscheck, BSN, WAADI en de G-rekening. Waar dat document zich richt op de basisprincipes, gaat dit document specifiek over de situatie waarin wij zaken doen met een buitenlandse leverancier — bijvoorbeeld een Duits, Belgisch of Pools uitzend- of detacheringsbedrijf dat arbeidskrachten in Nederland ter beschikking stelt.

De belangrijkste boodschap vooraf: dezelfde risico's gelden, gewoon over de grens. Een buitenlandse leverancier is geen manier om aan de Nederlandse regelgeving te ontkomen — integendeel, er komen zelfs een aantal extra aandachtspunten bij.

Na het doornemen van dit document kun je:

• uitleggen waarom de inlenersaansprakelijkheid onverkort geldt bij buitenlandse leveranciers;
• benoemen wat er nodig is om een buitenlandse leverancier een geldige WAADI-registratie en een G-rekening te laten hebben;
• de 183-dagenregeling uitleggen en toepassen op een eenvoudig voorbeeld;
• het risico van een ontbrekende of ongeldige A1-verklaring benoemen;
• de twee meest voorkomende inhuursituaties met een buitenlandse leverancier van elkaar onderscheiden.

---

1. Hetzelfde risico, over de grens

Als je zaken doet met een buitenlandse onderneming, gelden dezelfde risico's voor niet-afgedragen loonbelasting als wanneer je zaken doet met een in Nederland gevestigde uitzender. Voor de btw ligt dit meestal anders: het is gebruikelijk dat de btw door de buitenlandse leverancier naar de Nederlandse onderneming wordt verlegd (intracommunautaire diensten), waardoor het btw-risico nihil is. Voor de loonbelasting is dat niet het geval.

In het buitenland gevestigde uitzenders die arbeid ter beschikking stellen aan een Nederlandse onderneming, moeten vanaf de eerste werkdag voor de uitgeleende werknemers loonbelasting afdragen in Nederland. Niet betaalde, of niet juist aangegeven loonbelasting kan tot 5 jaar terug door de Belastingdienst bij de Nederlandse onderneming geclaimd worden. De inlenersaansprakelijkheid geldt dus onverkort — ook bij buitenlandse leveranciers, en ook als de facturen aan die buitenlandse onderneming in het verleden al volledig betaald zijn.

Om aangifte loonbelasting te kunnen doen, moet de buitenlandse leverancier van uitzendkrachten bij de Kamer van Koophandel ingeschreven staan op grond van de WAADI. Let op: alleen dan kan de leverancier daadwerkelijk aangifte en afdracht van loonbelasting doen. Controleer dus altijd, vóórdat je met een buitenlandse leverancier in zee gaat, of deze bij de KvK is ingeschreven met de juiste gegevens.

---

2. WAADI-registratie voor buitenlandse uitleners

Voor een buitenlandse leverancier die arbeidskrachten ter beschikking stelt in Nederland geldt het volgende:

Registratie als uitlener in het Handelsregister

Ook als het bedrijf geen vestiging in Nederland heeft, moet het zich inschrijven in het Nederlandse Handelsregister als onderneming die arbeidskrachten ter beschikking stelt. Dit volgt uit de WAADI. Doet het bedrijf dit niet, dan kan hiervoor een boete worden opgelegd (zie het vorige kennisdocument voor de boetestaffel). Ook wij, als Nederlandse inlener, moeten zelf controleren of deze registratie aanwezig is — we mogen dit niet zomaar aannemen.

Geen Nederlandse vestiging nodig

Een buitenlandse onderneming zonder vaste vestiging in Nederland hoeft niet automatisch een Nederlandse BV of vestiging op te richten. Heeft de onderneming geen vaste inrichting, dan is een vestiging niet verplicht. Wel kan registratie bij de Belastingdienst nodig zijn zodra er Nederlandse belasting- of btw-verplichtingen ontstaan.

De Wtta voegt een extra laag toe

Naast de registratie in het Handelsregister zal een uitlener die onder de Wtta valt óók een Wtta-toelating moeten hebben om in Nederland arbeidskrachten ter beschikking te mogen stellen. Eén van de voorwaarden voor die toelating is juist de inschrijving in het Handelsregister — de twee vereisten hangen dus samen.

---

3. De G-rekening bij een buitenlandse leverancier

Kan een buitenlandse leverancier een G-rekening krijgen?

Ja. Een buitenlandse leverancier die personeel uitleent of detacheert in Nederland kan een G-rekening krijgen, mits deze in Nederland inhoudingsplichtig is voor loonheffingen en/of een Nederlands btw-nummer heeft. De G-rekening wordt namelijk gekoppeld aan een Nederlands loonheffingensubnummer en/of btw-subnummer.

In de praktijk betekent dit meestal dat de buitenlandse onderneming:

• een Nederlands loonheffingennummer en/of btw-nummer heeft;
• een zakelijke bankrekening heeft bij een bank die G-rekeningen aanbiedt;
• na toekenning van de fiscale nummers een G-rekening aanvraagt bij de Belastingdienst.

Praktische knelpunten

Voor buitenlandse ondernemingen is het in de praktijk vaak lastig om een G-rekening te openen, omdat:

• een G-rekening alleen door Nederlandse banken wordt aangeboden;
• daarvoor meestal eerst een zakelijke bankrekening nodig is;
• banken geen acceptatieplicht hebben en buitenlandse ondernemingen uitgebreid toetsen.

De koppeling met de Wtta

Dit is een actueel aandachtspunt binnen de Wtta: de wet geldt namelijk ook voor buitenlandse uitleners. De overheid heeft daarom onderzocht hoe buitenlandse toegelaten uitzendondernemingen toegang kunnen krijgen tot een G-rekening of een gelijkwaardig alternatief, juist omdat het openen van een Nederlandse zakelijke rekening in de praktijk niet altijd lukt.

Wat als de G-rekening echt niet lukt?

Wij kunnen in beginsel niet afzien van de eis tot een G-rekening. Met een aantal van onze labels zijn wij SNA (NEN) of Bovib gecertificeerd, en zijn wij zelf verplicht om een G-rekening bij onze leverancier op te vragen — anders lopen wij het risico onze eigen certificering te verliezen. Bovendien willen wij, met de aankomende Wtta, al onze labels laten certificeren om straks makkelijker toegelaten te worden tot het nieuwe stelsel.

Er is één uitzondering: als de leverancier bij ons een afwijzingsbrief voor de G-rekening van de Belastingdienst kan inleveren, kunnen wij als alternatief een accountantsverklaring accepteren, afgegeven door een RA- of AA-accountant. Deze verklaring moet ieder kwartaal opnieuw worden aangeleverd. De kosten hiervan zijn voor rekening van de leverancier.

Let op: geen G-rekening van een zusterbedrijf

Wij kunnen niet vrijwarend storten op de G-rekening van een zusterbedrijf van onze leverancier. Dit moet altijd de G-rekening zijn van de leverancier waarmee wij het contract afsluiten.

De percentages

Net als bij Nederlandse leveranciers hangt het te storten percentage af van de certificeringsstatus — maar bij een buitenlandse onderneming liggen de percentages iets lager:

	Geen certificering	NEN-4400-1 / NEN-4400-2
Nederlandse onderneming	55%	25%
Buitenlandse onderneming	40%	20%

Voor het deel van de factuur dat op de G-rekening van de leverancier is gestort, kunnen wij niet aansprakelijk worden gesteld.

---

4. De 183-dagenregeling

Wat is het?

Met de 183-dagenregeling wordt bepaald welk land heffingsrecht heeft — dus in welk land voor de werknemer belasting moet worden betaald, om dubbele belastingheffing te voorkomen. De vuistregel is dat het land waar gewerkt wordt, ook het heffingsrecht heeft. Woont iemand echter in een ander land dan waar hij werkt, dan zou je zonder nadere afspraken met dubbele belasting te maken krijgen. Om dit te voorkomen zijn er tussen Europese landen belastingverdragen opgesteld, met regels die bepalen of het woonland of het werkland mag heffen.

Een voorbeeld

Stel: een professional woont in Duitsland, is bij een Duits bedrijf in loondienst, maar werkt in Nederland. In beginsel zou Nederland dan belasting mogen heffen — de werkgever zou voor de werkzaamheden in Nederland, in Nederland belasting moeten betalen, en voor werkzaamheden in Duitsland, in Duitsland. Zonder nadere regeling dus dubbele belasting.

Hoe werkt de regeling?

Als de professional minder dan 183 dagen in Nederland verblijft, het salaris wordt betaald door de Duitse werkgever, én die Duitse werkgever geen vaste inrichting heeft in Nederland, dan mag Duitsland belasting heffen.

Belangrijk: het gaat hier om fysieke aanwezigheid in Nederland — niet alleen om gewerkte dagen. Komt de professional voor een weekend of vakantie naar Nederland? Dat telt mee. Komt de professional boodschappen doen in Nederland? Ook dat telt mee. Kortom: elke dag dat de professional de grens naar Nederland oversteekt, telt voor deze regeling.

Voor wie geldt deze regeling?

De 183-dagenregeling geldt niet voor buitenlandse zelfstandigen met een onderneming die vergelijkbaar is met een Nederlandse eenmanszaak. De regeling geldt voor werknemers in loondienst van een buitenlandse onderneming — en dat kan dus ook een zelfstandig ondernemer zijn die in loondienst is van zijn eigen buitenlandse BV (bijvoorbeeld een Limited of een BVBA).

---

5. De A1-verklaring

Wat is het?

A1 is de naam van een Europees formulier, gebruikt door alle landen van de Europese Unie. Een A1-verklaring is een document dat aantoont in welk land de sociale verzekeringspremies worden afgedragen. Is er een geldige en volledige A1-verklaring? Dan mag je erop vertrouwen dat de sociale verzekeringspremies terecht worden afgedragen in het woonland van de professional.

Wat is het risico?

Zonder geldige A1-verklaring lopen wij als inlener het risico om ketenaansprakelijk gesteld te worden voor niet-afgedragen sociale verzekeringspremies. Vordering van deze premies is mogelijk tot vijf jaar terug — de kosten hiervan kunnen enorm zijn.

Een extra risico om scherp op te letten: bij in- en doorleenconstructies via tussenpersonen kan de A1-verklaring ongeldig zijn. Is er geen directe band tussen de originele werkgever en de inlenende partij in Nederland, dan geldt de Nederlandse sociale verzekeringsplicht alsnog — met alle fiscale en juridische gevolgen van dien. Dit is precies waar we in onze eigen ketenconstructies op moeten letten.

Waar vraagt een professional een A1-verklaring aan?

• Werkt de professional in meer dan één land? Dan vraagt hij of zij de A1 aan bij de bevoegde instantie van het land waar hij of zij woont.
• Is de professional een gedetacheerde werknemer of zelfstandige? Dan wordt de A1 aangevraagd in het land van oorsprong.

Het A1-formulier moet in principe vóór de start van de internationale tewerkstelling worden aangevraagd, al kan het ook met terugwerkende kracht worden aangevraagd. De aanvraag wordt ingediend bij de sociale zekerheidsautoriteiten van het land waar de professional aan de sociale zekerheid onderworpen zal zijn.

Geldigheidsduur

Bij detachering wordt het A1-formulier uitgereikt voor de duur van de detachering, met een maximum van 24 maanden. Deze periode kan alleen worden verlengd op basis van afspraken tussen twee lidstaten, tot een totale periode van maximaal 5 jaar. Daarna moet de werknemer in principe overstappen naar de sociale verzekeringswetgeving van het werkland.

Let op: drie praktische aandachtspunten

• Optie 3.1 aangevinkt? Als wij een A1-verklaring ontvangen waarop deze optie is aangevinkt, mogen wij deze persoon niet inhuren.
• Maximale duur bij detachering: het formulier wordt uitgereikt voor de duur van de detachering, met een maximum van 24 maanden.
• Werklocatie correct vermeld: op de A1 dient onder punt 5.2 de werklocatie van de opdrachtgever te staan — niet die van onze eigen organisatie.

Vastlegging in Select/Striive

Deze stap wordt automatisch geopend op basis van de antwoorden in de fiscale domicilie-vragenlijst. Er dient een afgiftedatum en een einddatum ingevuld te worden.

---

6. Twee praktijksituaties uitgewerkt

Situatie 1: leverancier gevestigd buiten Nederland maar in de EU, werklocatie is in Nederland

Benodigd:

• Inschrijving in het Nederlandse Handelsregister;
• Toetsing aan de 183-dagenregeling;
• WAADI-registratie;
• G-rekening;
• A1-verklaring;
• Identiteitscheck (bijvoorbeeld CheckedID);
• Doorlopen van de beslisboom eigen medewerker/fiscale domicilie;
• Dossiervereisten richting de opdrachtgever (screening, referenties, VOG, etc.).

Belangrijk om op te nemen in de deelovereenkomst: "The Professional is, without prior written permission from HeadFirst, not permitted to work at a location or in a country other than the location/country stated on the Contract for Services."

Situatie 2: leverancier gevestigd buiten Nederland maar in de EU, werklocatie is ook buiten Nederland

Benodigd:

• Inschrijving in de Chamber of Commerce van het betreffende land (verschilt per land);
• Een A1-verklaring indien relevant (bijvoorbeeld: leverancier gevestigd in België, professional werkzaam in Frankrijk);
• Identiteitscheck (CheckedID);
• Doorlopen van de beslisboom eigen medewerker/fiscale domicilie;
• Dossiervereisten richting de opdrachtgever.

Ook hier geldt dezelfde clausule over de werklocatie, verplicht op te nemen in de deelovereenkomst.

---

7. Veelgestelde vragen

Kunnen we afzien van de verplichting tot het aanleveren van een G-rekening?
In beginsel niet. Zie hoofdstuk 3 voor de enige uitzondering: een afwijzingsbrief van de Belastingdienst, gecombineerd met een kwartaalverklaring van een RA- of AA-accountant.

Kunnen we de G-rekening van een zusterbedrijf van onze leverancier gebruiken?
Nee. Wij kunnen alleen vrijwarend storten op de G-rekening van de leverancier waarmee wij zelf het contract afsluiten.

"Ik betaal al sociale premies in mijn eigen land, waarom moet ik dan een A1 aanvragen?"
Conform Nederlandse wetgeving moet iedereen die in Nederland werkzaam is, sociale premies betalen. Nederland heeft echter met Europese landen in belastingverdragen afgesproken dat het in bezit hebben van een A1-verklaring uit het woon- of belastingland dubbele heffing voorkomt. Zonder die verklaring geldt dus in beginsel de Nederlandse premieplicht.

"De SVB zegt dat ik geen A1 hoef aan te vragen in Nederland, wat nu?"
Als je in een ander land woont dan Nederland, vraag je de A1 aan bij de vergelijkbare instantie in je woonland — niet bij de SVB in Nederland.

---

8. Waarom dit voor ons relevant is

• De risico's verdwijnen niet over de grens — ze worden eerder groter. Een buitenlandse leverancier voegt extra controlepunten toe (WAADI-registratie zonder Nederlandse vestiging, een lastiger te openen G-rekening, de 183-dagenregeling, de A1-verklaring) boven op de risico's die al gelden bij een Nederlandse leverancier.
• De 5-jaarstermijn is een lange schaduw: zowel bij loonbelasting als bij sociale verzekeringspremies kan de Belastingdienst tot 5 jaar terugkijken — ook als facturen al lang betaald zijn.
• De Wtta raakt dit onderwerp direct, zowel via de toelatingsplicht voor buitenlandse uitleners als via de zoektocht naar een G-rekeningalternatief voor buitenlandse partijen.
• Onze eigen ketenconstructies zijn een aandachtspunt: de nuance dat een A1-verklaring ongeldig kan zijn bij in- en doorlening via tussenpersonen zonder directe band, is direct van toepassing op hoe wij zelf schakels in de keten inrichten.
• Samenhang met andere kennisdocumenten: dit onderwerp bouwt direct voort op het kennisdocument over identiteitscheck, BSN, WAADI en de G-rekening, en raakt het Bovib/Wtta-kennisdocument waar het gaat om de toelatingsplicht voor buitenlandse uitleners.

---

9. Begrippenlijst

Begrip	Uitleg
Inlenersaansprakelijkheid (grensoverschrijdend)	Geldt onverkort bij buitenlandse leveranciers: niet-afgedragen Nederlandse loonbelasting kan tot 5 jaar terug bij de Nederlandse onderneming worden geclaimd.
183-dagenregeling	Regeling die bepaalt welk land heffingsrecht heeft over het loon van een grensoverschrijdende werknemer, gebaseerd op fysieke aanwezigheidsdagen in het werkland.
Vaste inrichting	Een duurzame bedrijfsvestiging in een land; is er geen vaste inrichting in Nederland, dan is dat relevant voor zowel de 183-dagenregeling als de registratieplicht.
A1-verklaring	Europees formulier dat aantoont in welk land de sociale verzekeringspremies van een werknemer worden afgedragen.
Doorlening (in relatie tot de A1-verklaring)	Als een werknemer via het buitenlandse bedrijf wordt doorgedetacheerd naar weer een ander bedrijf; de A1-verklaring kan dan ongeldig worden, met risico op alsnog verschuldigde Nederlandse premies.
Fiscale domicilie	De vragenlijst/beslisboom waarmee wordt vastgesteld welk fiscaal en sociaal-verzekeringsregime op een professional van toepassing is.
Wtta-toelating	De vergunning die (naast de WAADI-registratie) straks nodig is om als uitlener — ook als buitenlandse partij — arbeidskrachten in Nederland ter beschikking te mogen stellen.

---

Meer informatie

Dit document is geen juridisch of fiscaal advies. Voor de meest actuele regelgeving: de website van de Belastingdienst (inlenersaansprakelijkheid, G-rekening, 183-dagenregeling), de Sociale Verzekeringsbank (A1-verklaring), en de Kamer van Koophandel (WAADI-registratie). Bij twijfel over een specifieke situatie, met name bij complexere ketenconstructies: neem contact op met Legal.