Algemeen verbintenissenrecht: contracten aangaan, opzeggen en omgaan met niet-goedgekeurde uren

Waarom dit relevant is voor jouw werk

Bij het opstellen, aangaan en beëindigen van overeenkomsten gelden altijd de regels van het verbintenissenrecht, ook als een specifieke overeenkomst hier niets over zegt. Ken je deze basis niet? Dan loop je risico op onduidelijkheid over wanneer een contract bindend is, hoe een opzegging correct verloopt, en wie waarvoor verantwoordelijk is bij een geschil over uren.

Wat is een verbintenis en een overeenkomst

Een verbintenis is een verplichting van de ene partij tegenover de andere, die in rechte afdwingbaar is. Een overeenkomst is de meest voorkomende bron van verbintenissen: partijen spreken iets af en binden zich daaraan. Voor het ontstaan van een overeenkomst gelden een paar basisregels:

Een overeenkomst komt tot stand door aanbod en aanvaarding
Overeenkomsten zijn in beginsel vormvrij: mondelinge afspraken zijn ook bindend, maar het grote nadeel is dat mondelinge afspraken erg lastjg te bewijzen zijn
Redelijkheid en billijkheid vullen een overeenkomst aan, ook waar partijen niets hebben afgesproken

Denk aan een opdrachtgever die per e-mail akkoord geeft op een tarief en een startdatum. Ook dat kan al een bindende overeenkomst opleveren, zelfs zonder ondertekend contract.

Hoe ga je een contract aan

Voordat je een contract aangaat of laat tekenen, check je de volgende punten:

Zijn partijen en bevoegdheid duidelijk? Controleer of de persoon die tekent bevoegd is om de organisatie te binden.
Zijn de essentialia vastgelegd? Denk aan looptijd, tarief, facturatie, opzegtermijn en het af te nemen resultaat of de af te nemen inzet.
Sluit de overeenkomst aan bij de feitelijke samenwerking? Een contract dat iets anders beschrijft dan wat er in de praktijk gebeurt, geeft juridisch risico, ook los van de vraag of het om terbeschikkingstelling (uitzenden/detacheren) of een statement of work gaat.
Is er een opschortende of ontbindende voorwaarde nodig? Bijvoorbeeld wanneer een samenwerking afhankelijk is van een goedkeuring of screening die nog moet plaatsvinden.

Leg afspraken altijd schriftelijk vast, ook al is dit niet verplicht. Bij twijfel over de inhoud of het gebruikte model, neem je contact op met Contractmanagement of Legal, voordat je een contract verstuurt of laat ondertekenen.

Hoe ga je met opzeggingen om

Veel overeenkomsten in onze branche zijn overeenkomsten van opdracht (bijvoorbeeld de overeenkomsten met leveranciers en met zelfstandigen). Daarvoor geldten met betrekking tot opzeggingen het volgende:

De opdrachtgever kan een overeenkomst van opdracht in beginsel altijd opzeggen, ook tussentijds
De opdrachtnemer kan in beginsel ook opzeggen, tenzij de overeenkomst voor bepaalde tijd is aangegaan of de aard van de overeenkomst zich hiertegen verzet
Bij tussentijdse beëindiging heeft de opdrachtnemer meestal recht op vergoeding naar verhouding van de al verrichte werkzaamheden, tenzij het einde van de overeenkomst aan de opdrachtnemer zelf is toe te rekenen

Voorgaande geldt wanneer er niets schriftelijk is vastgelegd over opzeggingen. Wij maken wel altijd afspraken over opzeggingen. De desbetreffende bepalingen zijn terug te vinden in de overeenkomsten die wij aangaan met opdrachtgevers en leveranciers/zelfstandigen.

Bij het verwerken van een opzegging controleer je:

Is de opzegtermijn in acht genomen? Kijk naar wat de overeenkomst hierover zegt, en anders naar wat redelijk is gezien de aard van de samenwerking. In bepaalde gevallen kunnen andere opzegtermijnen gelden.
Is de opzegging schriftelijk bevestigd? Ook als mondeling opzeggen rechtsgeldig kan zijn, wil je dit altijd schriftelijk vastleggen en bevestigen aan alle partijen. Wanneer een opdrachtgever opzegt, zorg er daarom altijd voor dat de opdrachtgever dit schriftelijk bevestigt!
Wat gebeurt er met lopende verplichtingen? Denk aan nog te verrichten werkzaamheden, nog te betalen facturen, en eventuele eindafrekening.
Is er sprake van opzegging wegens wanprestatie? Dan gelden strengere regels: een tekortkoming moet voldoende ernstig zijn om ontbinding te rechtvaardigen, en meestal is eerst een ingebrekestelling nodig, tenzij nakoming al blijvend onmogelijk is.

Hoe moet je handelen wanneer er uren niet worden goedgekeurd of uitbetaald

Discussie over niet-goedgekeurde of niet-uitbetaalde uren komt regelmatig voor. Ga hierbij als volgt te werk:

Check eerst het onderliggende proces. Is er een vastgelegd goedkeuringsproces voor uren, bijvoorbeeld via een urenportaal of een akkoord van de opdrachtgever? Controleer of dit proces gevolgd is.
Achterhaal de reden van afkeuring. Gaat het om een administratieve fout, bijvoorbeeld een verkeerd ingevoerd uur of tarief? Of gaat het om een inhoudelijk geschil, bijvoorbeeld onenigheid over geleverde kwaliteit of gewerkte tijd?
Onderneem geen eigen stappen richting uitbetaling van facturen van leveranciers/zelfstandigen voordat er goedkeuring is. Betaal je uit zonder goedkeuring van de opdrachtgever, dan draag je zelf het risico als de uren later toch niet worden erkend.
Leg contact met de opdrachtgever schriftelijk vast. Vraag gemotiveerd om een reactie, en bevestig eventuele toezeggingen of afspraken per e-mail.
Escaleer op tijd. Blijft een goedkeuring uit, of loopt een geschil te lang, meld dit dan bij je leidinggevende en indien nodig bij Legal of Credit Management (en neem Finance hierin mee om eventueel facturen te blokkeren). Een vordering die opeisbaar is, kan bij aanhoudend uitblijven van betaling ook rente en incassomaatregelen met zich meebrengen.

Als een opdrachtgever een factuur niet gaat betalen is het noodzakelijk dat wij tijdig de leverancier/zelfstandige hiervan op de hoogte stellen.

Let op bij deze combinatie

Wordt een contract mondeling gewijzigd tijdens de looptijd, bijvoorbeeld een ander tarief of een andere werkwijze, zonder dat dit schriftelijk wordt vastgelegd? Dan ontstaat het risico dat bij een latere opzegging of een geschil over uren niet duidelijk is welke afspraak nu geldt. Leg wijzigingen dus altijd schriftelijk vast, ook wanneer de oorspronkelijke overeenkomst dat niet dwingend voorschrijft.

Waarom dit relevant is voor het verbintenissenrecht

Het algemeen verbintenissenrecht in het Burgerlijk Wetboek regelt wanneer een overeenkomst tot stand komt, welke verplichtingen daaruit volgen, en wat de gevolgen zijn van een tekortkoming. Beoordelen wij dit verkeerd? Dan lopen de opdrachtgever, de professional en HeadFirst risico op:

Discussie over de vraag of, en op welke voorwaarden, een overeenkomst is ontstaan
Een onjuiste of te late opzegging, met mogelijk recht op schadevergoeding voor de andere partij
Aansprakelijkheid voor niet-uitbetaalde uren die achteraf toch als verschuldigd worden aangemerkt, inclusief wettelijke rente

Zo pak je het aan

Stel bij twijfel de volgende vragen:

Is er een aanbod gedaan en aanvaard, en is dit schriftelijk vastgelegd? Zo niet, leg dit dan alsnog vast.
Is de opzegtermijn en de juiste procedure in acht genomen? Zo niet, wacht dan met verdere afhandeling tot dit is uitgezocht.
Ligt de reden voor niet-goedgekeurde uren bij een administratieve fout of bij een inhoudelijk geschil? Behandel deze twee situaties niet op dezelfde manier.
Is er al schriftelijk contact geweest met de opdrachtgever over het geschil? Zo niet, leg dit dan eerst vast voordat je verder escaleert.

Twijfel je over een specifiek contract, een opzegging of een geschil over uren? Overleg dan met je leidinggevende of de afdeling Contractmanagement en eventueel Legal, zodat de situatie correct wordt beoordeeld voordat je verdere stappen zet.