Te Laat Goedgekeurde Uren

 Doel van het artikel

Supportmedewerkers helpen bij vragen over ontbrekende uren of doorgeschoven betalingen.

---

Wanneer dit proces gebruikt wordt

Bij meldingen zoals:

• “Ik mis uren op mijn factuur.”
• “Mijn betaling klopt niet.”
• “Mijn uren stonden al ingevoerd.”

---

Stapsgewijze uitleg

1. Controleer eerst het type facturatieproces

• Self billing?
• Eigen facturatie?

---

2. Controleer wanneer de uren zijn goedgekeurd

Belangrijk:

• uren moeten niet alleen ingevuld zijn;
• ze moeten daadwerkelijk definitief geaccordeerd zijn.

---

3. Controleer de deadline van de opdrachtgever

Bij sommige opdrachtgevers geldt:

• vaste deadline;
• bijvoorbeeld 6e werkdag van de maand.

Te laat = automatisch doorschuiven.

---

4. Vraag bewijs op

Vraag de professional/leverancier om:

• screenshot;
• export;
• bewijs van goedkeuring.

---

5. Stuur bewijs door naar Finance

Finance onderzoekt vervolgens:

• of uren daadwerkelijk ontvangen zijn;
• of opdrachtgever correct heeft aangeleverd.

---

Belangrijke aandachtspunten

• “Goedgekeurd” in systeem betekent soms nog niet “definitief verzonden”.
• Bij sommige klanten worden uren pas maandelijks verwerkt.
• Wekelijks uren schrijven verkleint risico op grote betalingsachterstanden.

---

Veelvoorkomende fouten of vragen

“Ik heb mijn uren ingevuld.”

Ingevuld ≠ goedgekeurd.

---

“Mijn manager heeft akkoord gegeven.”

Mondeling akkoord ≠ systeemgoedkeuring.

---

“Waarom krijg ik nu pas uren uit januari?”

Bij late accordering kunnen uren maanden later alsnog binnenkomen.

---

Escalatie- of uitzonderingssituaties

Escaleren wanneer:

• bewijs van tijdige goedkeuring aanwezig is;
• uren meerdere cycli ontbreken;
• opdrachtgever structureel te laat accordeert.