Opdrachtgever-specifieke facturatieprocedures raadplegen

De kennisdocumenten in de eerdere artikelen beschrijven het algemene facturatieproces. In de praktijk wijkt dit proces per opdrachtgever op detailniveau af: andere deadlines, andere systemen, andere aanleververeisten. Dit document leert je niet elke klantprocedure uit het hoofd te kennen, maar wél hoe je zo'n procedure vindt, leest en gebruikt bij een melding.

Na het doornemen van dit document kun je:

• uitleggen waarom klantspecifieke facturatieprocedures bestaan;
• benoemen welke onderdelen typisch in zo'n procedure staan;
• een klantspecifieke procedure opzoeken en raadplegen bij een melding;
• inschatten of een afwijking klantspecifiek is, of een algemene fout.

1. Waarom klantspecifieke procedures bestaan

Grote opdrachtgevers — banken, overheidsinstellingen, corporates — hanteren vaak hun eigen inkoopsystemen, urenregistratiesystemen, goedkeuringsprocessen en interne deadlines. Deze zijn zelden identiek aan onze standaardprocessen uit Module 1. Daarom bestaat er, naast de algemene kennis uit deze leerlijn, per opdrachtgever een specifieke facturatieprocedure die de afwijkingen ten opzichte van het standaardproces beschrijft.

2. Wat typisch in een klantspecifieke procedure staat

Een klantspecifieke facturatieprocedure beschrijft doorgaans:

• de deadline waarop uren uiterlijk goedgekeurd moeten zijn;
• de facturatiefrequentie (wekelijks, 4-wekelijks, maandelijks);
• het te gebruiken urenregistratie- of goedkeuringssysteem;
• het aanleverformat voor facturen (bijvoorbeeld eigen factuursjabloon of specifieke portalen);
• eventuele PO-vereisten of een verplicht referentienummer;
• de contactpersoon of het kanaal voor facturatievragen richting die specifieke opdrachtgever.

3. Waar je dit terugvindt

De klantspecifieke facturatieprocedures staan als losse artikelen in de kennisbank, per opdrachtgever. Zoek bij een melding altijd eerst op de naam van de opdrachtgever, voordat je een algemene aanname toepast uit Module 1-3.

4. Hoe je dit gebruikt bij een melding

Ga bij een melding over facturatie of betaling standaard als volgt te werk:

1. Achterhaal bij welke opdrachtgever de melding hoort.
2. Raadpleeg de klantspecifieke facturatieprocedure van die opdrachtgever.
3. Vergelijk de melding met wat daar staat: is de deadline gehaald, is het juiste format gebruikt, is de juiste PO/referentie meegegeven?
4. Val alleen terug op de algemene kennis uit Module 1-3 als de klantspecifieke procedure geen antwoord geeft.

5. Klantspecifiek versus algemeen

Niet elke afwijking is klantspecifiek. Gebruik de klantprocedure om te bepalen of een melding een normale, klant-eigen bijzonderheid is (bijvoorbeeld "deze klant factureert alleen via portaal X"), of een algemene afwijking zoals beschreven in Module 2 (bijvoorbeeld een niet-unieke factuurnummering, die bij elke klant tot afkeuring leidt).

6. Wat te doen bij een ontbrekende of verouderde procedure

Kom je een opdrachtgever tegen waarvoor geen (actuele) procedure beschikbaar is, of blijkt de procedure niet meer te kloppen met de praktijk: meld dit bij de proceseigenaar van de kennisbank, zodat de procedure kan worden aangevuld of bijgewerkt.

Waarom dit voor ons relevant is

• Voorkomt verkeerde algemene aannames: veel escalaties ontstaan doordat een algemene regel wordt toegepast op een klant die een afwijkende procedure heeft.
• Snellere, correctere afhandeling: het direct raadplegen van de juiste klantprocedure bespaart tijd en voorkomt een verkeerd antwoord aan de leverancier/professional.
• Actuele kennisbank: door afwijkingen of ontbrekende informatie te melden, blijft de kennisbank betrouwbaar voor collega's.

Begrippenlijst

Meer informatie

Raadpleeg de kennisbank voor het overzicht van klantspecifieke facturatieprocedures. Ontbreekt of klopt een procedure niet: meld dit bij de proceseigenaar.