Maximale uren en inkooporders (PO's) toepassen

Een melding over een "ontbrekend" bedrag op een factuur is niet altijd een fout — het kan ook het gevolg zijn van een contractueel maximum aantal uren dat is overschreden. Dit document legt uit hoe dit mechanisme werkt en wat jouw rol hierin is.

Na het doornemen van dit document kun je:

• uitleggen wat een maximum aantal te factureren uren inhoudt;
• benoemen wat er gebeurt bij overschrijding van dit maximum;
• het verband tussen een inkooporder (PO) en het maximum aantal uren toelichten;
• de juiste vervolgstap benoemen wanneer een PO verhoogd moet worden.

1. Is er een maximumbedrag?

Er is doorgaans geen vast maximumbedrag dat gefactureerd mag worden. Wel geldt bij bepaalde contracten een maximaal aantal te factureren uren binnen een bepaalde periode, bijvoorbeeld een half jaar.

2. Hoe het maximum wordt vastgelegd

Dit maximum staat vastgelegd in het contract dat vanuit de opdrachtgever wordt ontvangen, en is gekoppeld aan de inkooporder (PO) die de opdrachtgever heeft afgegeven.

3. Wat gebeurt er bij overschrijding

Wordt het maximum aantal uren overschreden, dan wordt het bedrag boven dit maximum door de opdrachtgever niet uitbetaald — tenzij de inkooporder (PO) intern eerst wordt verhoogd. Dit is dus geen fout in de facturatie, maar een contractuele grens.

4. Communicatie richting de leverancier/professional

Deze maximale-uren-afspraak wordt, indien van toepassing, vooraf doorgegeven aan de betreffende leverancier of professional, zodat deze hiervan op de hoogte is. Is dit niet gebeurd of onduidelijk, dan is dat een signaal om dit alsnog te verifiëren.

5. Wat jij kunt doen bij een melding

Krijg je een melding over een lager factuurbedrag dan verwacht, controleer dan of er voor de betreffende opdracht een maximum aantal uren geldt en of dit maximum is bereikt. Is dat het geval, leg dit uit aan de leverancier/professional en verwijs de vraag over een eventuele PO-verhoging door naar Account Management of de verantwoordelijke afdeling richting de opdrachtgever — dit is geen automatisme en moet actief worden opgepakt.

Waarom dit voor ons relevant is

• Voorkomt onterechte "factuurfout"-meldingen: een lager bedrag dan verwacht is niet altijd een fout, maar kan een contractuele grens zijn.
• Juiste afdeling betrekken: een PO-verhoging is geen Finance-vraagstuk maar een Account Management/inkoop-vraagstuk richting de opdrachtgever.
• Proactieve communicatie: door dit vooraf te checken en te communiceren, voorkom je verrassingen bij de leverancier/professional.

Begrippenlijst

Meer informatie

Zie ook het kennisdocument "Opbouw van een factuur" uit de basismodule. Bij een vraag over een PO-verhoging: neem contact op met Account Management.